パソコンやインターネットの普及で、学校や会社では従来の紙の印刷物が電子データに変わっています。この電子データも整理整頓できなければ必要な時に必要な資料が使えず、意味がありません。今回は、電子データを上手く管理する、電子ファイリグ検定についてご紹介します。

ITで変わる文書管理

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電子データを上手く活用して業務効率アップ!
パソコンでワープロが使えるようになったのは、1980年代後半でしょう。当時は、MS-DOSというOSの上でワープロソフトを使うことができました。さらに、1995年にWindows95 が登場し、インターネット利用環境が整備されHTMLによる文書や電子データによる情報交換などが盛んになってきました。このようなITの発展で文書を作ったり、文書を送るのは非常に便利になりましたが、逆に電子データがパソコンのどこにあるか?また、どの文書をだれと共有すればいいのか?などの問題も出ています。また、重要な文書をうっかり間違った宛先にメールで送ってしまったなどの情報セキュリティ面の問題も出てきます。つまり、電子データによる文書管理は便利な一方で、気をつけることがたくさんあるのです。

電子ファイリング検定の概要

このような電子データの管理をうまくできる能力を試すのが、社団法人日本経営者協会が実施する電子ファイリング検定です。本検定は、「組織内における電子化ファイリングシステムの企画、立案、導入、推進に関する管理と実務指導ができる知識・技能」を検定する「電子化A級」と、「電子化文書の実務知識を持ち、電子化ファイリングシステムの企画・導入と推進をリードできる能力」を検定する、「電子化B級」があります。電子化A級は、社内などにある電子データの管理方針(どのデータをどこに置くか、だれが見る権利があるか、ネットワーク構成はどうするかなど)を決め、その実行を管理できる人材です。また、電子化B級は、決められた計画に従って電子化を実施できる人材です。あまりITの知識や経験がない方は、まずはB級に挑戦しスキルアップを図ってはいかがでしょうか。

<電子ファイリング検定の概要>
■電子化A級
 受験料:7、350円
 試験時間:90分
 試験方式:マークシート+記述方式
 受験資格:特になし
 合格の目安:70%正解

■電子化B級
 受験料:5,250円
 試験時間:60分
 試験方式:マークシート方式
 受験資格:特になし
 合格の目安:70%正解

試験範囲や試験実施については、こちら

■第22回電子ファイリング検定試験日:平成20年6月28日(土)
■受付期間:平成20年4月1日 ~ 5月30日
■実施級:A級 B級
■会場:札幌、仙台、新潟、東京、名古屋、金沢、大阪、京都、広島、福岡の各都市

試験会場、申込等の詳細は、こちら

今後、ますます文書の電子化は進んでいくでしょう。また、新しい技術も登場します。さらに、重要な文書(電子データ)を安全に管理するための、情報セキュリティ技術も進歩するでしょう。そのような変化に迅速に対応し、電子データを上手く活用するためにも、本検定に挑戦し文書管理のスキルを向上してみませんか。

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