Accessと聞くと、難しそうと思われがちですが、使えればとっても便利なソフトでもあり、就職のための条件としては(応募する会社によっては必要ないところもありますが)優遇されることが多いアプリケーションソフトです。
WordもExcelも取得したあと、Accessを受験されるかたが多いのもうなづけます。でもAccessはパソコンにバンドルされてもいないし、購入しても使いこなせなかったら?とちょっと不安です。
まずは使い方についてを数回に渡り、初心者のかたにもわかり易いように説明していきます。もし、これを見て使えそう!とか、やってみようかなと思ったらソフトを購入して勉強してください。

ソフトの購入の仕方はこちら(私の過去記事です)
▼Access・Power Point最安購入法

~記事INDEX~
1ページ:Accessの概要
2ページ:テーブルを作成する前に考えること(項目あげ)
3ページ:テーブル作成
4ページ:実際のデータ入力

Accessって何?
一言で言えば「データベースソフト」です。データベースとは、社員名簿や売り上げ台帳のようなある関連する情報を集めたファイルを言います。そのデータベースを使って集計や抽出などを行えます。だったら、Excelだってできるじゃないと思いますよね。実は、AccessにはExcelよりももっと便利にデータベースを活用する機能があるのです。

Accessの特長
・リレーショナルデータベースを作成、管理をします
・大量のデータを細かく分割して関連付けることができます。
・効率よくデータ入力・更新でき、ディスクの容量を節約できる点が優れています。

構成要素
(ファイルは以下の7つの「データベースオブジェクト」(器のようなもの)から構成されています。
テーブル(データを格納する場所)
クエリ(データの加工をします。集計・抽出など)
フォーム(データを入力したり1件ごとのデータを参照します。写真など画像を入れることもできますので見やすいです)
レポート(データを印刷します。宛名ラベル作成やグラフなどの形式で印刷が行えます)
ページ(Accessのデータベースを元にWebページを作成できます)
マクロ(繰り返し操作を行う場合には自動化によって簡単に操作が行えるように作成します)
モジュール(マクロよりももっと複雑な処理を行うものです)

ここまで読んだだけで頭が痛くなってきました?でも最初、言葉や機能を覚えなくても大丈夫です。これから作成していくうちに「なるほど!こんな風にできるんだ!」とわかってきますから。

さて。実際にデータベースを作成してみましょう。何屋さんに例えましょうか。簡単にしたいので、今回私は『鉛筆屋さん』だと仮定して作成してみます。
設定・・・鉛筆屋さん
どんな商品を扱っている?
黒鉛筆 種類 H HB 2B 6B (4種)
色鉛筆 種類 12色 24色 60色 (3種)
メーカーはA社・B社・C社と3社あります。上記の7種はそれぞれのメーカーのタイプが扱って揃っています。

仕入先は?
楽し文具株式会社
カラフル文具
文具のいろは
総合文具
ペンシル株式会社
の5社です。

店員は?
石渡
堀切
吉田
の3名です。

データベースの設計
自分がどんな目的で作成するのかを考えましょう。
★毎日、売り上げをデータベース化して、月ごとの売り上げ合計などを出す、売り上げ管理をしたい!
★今、何がいくつ在庫として残っているのか、在庫管理をしたい!
★いつも買ってくださるかたにはサービスもしたいので、顧客管理ができたらいいな!
など、など。いろいろな希望が出てくるはずです。今回は上記3つの目的で作成していきます。

次のページではテーブルを作成する前に項目を書き出してみます⇒