出来て当たり前！失敗すると怒られる
総務は因果な職種です。専門性が必要なく、誰でも出来る仕事をしていると思われている。結果、その仕事は普通に出来て当たり前であり、少しでも失敗、ミスをすると怒られる。しかも、そのような雑務と言われる仕事、言われてする仕事に忙殺されてしまう。モチベーションを上げるのに苦労するものです。総務のモチベーション。多くの総務担当者がその答えを、現場社員からの「ありがとう」に求めています。言われてする仕事であっても、それを依頼した本人からは「ありがとう」という声は掛けられる。その「ありがとう」を求めて、いい意味で依頼者の期待を裏切る。即アクションがその一つの方策でもあります。
私もリクルートの総務時代、「小さな依頼事項」ほど素早く対応したものです。小さな依頼事項は依頼する側の期待はそれほど高くない。いつか対応してもらえれば良い、そんな依頼でもあります。それを間髪入れずに対応すると、相手は驚き、その積み重ねが総務の評判を高めていくことになりました。
相手の期待を上回る、スピード、パフォーマンスで、総務の評判を高める。
「売れる総務」で成果を上げる
「売れる総務」と言う言葉があります。自分のアイデアを売る、自分のアイデアを買ってもらう、という意味です。総務のプロは成果を上げる人、そのように言われます。成果を上げるには、自らのアイデア、施策を上司や経営に採用されないと始まりません。だから、自らのアイデアが「売れる総務」となる必要があるのです。「売れる総務」になるためには、どうしたら良いのでしょうか？ FOSCの副代表理事、クレイグさんが提唱している「FMクレド15か条」（http://www.fosc.jp/credo）の12番目に評判管理と期待管理というクレドがあります。現場社員の期待を上回る仕事をして、総務の評判を高めることの必要性を謳ったものです。
売れる総務になるためには、評判を高めないといけない。「彼がやることはいつも結果を出している、だから今回も採用しよう」、そのような評判です。評判を高めるには、日々の仕事を期待を上回るスピードで対応する、少し工夫して期待以上のパフォーマンスを上げることが一つの方策です。
「総務には失敗するチャンスが少ない」
「総務だって戦略的にやれば失敗はする」
もし総務が、先に記したようなスピードで、自らのアイデアを実現しようとしたら、初めて行う施策を実行したとしたら、どうなるか？ 当然、失敗することもあります。冒頭に記した、総務への認識、「出来て当たり前、失敗すると怒られる」が存在すると、委縮して新たなことはしないか、したとしても相当慎重に行うはずです。
果たして、総務は、その状態のままで良いのでしょうか？
総務のプロとは？
二人の総務のプロの話を紹介します。一人目は、大手製造業の総務部長。ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
過去に多くの日本企業の総務の方とお話ししてきました。そこから感じる外資系との大きな相違点は、スピード感でしょうか。何も動かない「0」の状態がずいぶんと長い。外資系企業だと、簡単に1に踏み出して、2、3と進みます。失敗したら2に戻って、修正して4まで進む。要は、「行って戻って、行って行って、戻って行って」、こんなスピード感です。間違いも起こりますが、慣れてくると間違いを「予測」し事前対処する能力が自然と身に付いてきます。それこそが組織を変える「人材力」につながるのです。
ある程度リスクを取りながら進めていきつつ、失敗を想定した代替案も用意しておく。成功率7割の施策なら、なんでやらないんだ、3割失敗してもいいじゃないかと。その代わり失敗は早く気付いて、早めに直して最小限に抑えることができれば、その人は評価される。
確かに、最適な一手が存在していて、「待ってよかったね」、という場合もあるかもしれませんが、それでは失敗するチャンスが少な過ぎる。人は失敗を通じて必ず何かを学ぶわけで、そこで改善につながる。失敗はチャンスでもあるのです。
これは誰の責任なのかを明確にして、助言はするけど一歩引いてやらせてみて、失敗させてみる。失敗してもとがめない。そうすると、その人はそこから何かを学び成長します。失敗しない世界より、その方が健全だと思います。
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もう一人は、世界的メーカーの総務部長経験者。
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総務部長のとき、大きな失敗をして、取締役会で事情説明する中、私の責任云々が話題になったとき、会長が、「総務だって戦略的にやれば失敗はする。何もしなきゃ何も起きないけれど、戦略的にやればそういうことはある」といってくれました。うれしかったですね。従来通りの仕事をすれば、やけどはしないけれど何も起こらない。失敗は攻めた結果なのです。もちろん同じ失敗を繰り返さないようにはしますけどね。
相手の期待を上回る、スピード、パフォーマンスで、総務の評判を高める。
スピード重視で失敗を許容する
「小さな工夫を即アクション」。この言葉、総務担当者に対しては、素早く対応し、かつ、少し工夫することで、現場の期待をいい意味で裏切り、評判を高め、そして売れる総務となることを意味します。売れる総務となり、自らのアイデアを実現し、成果を出す、総務のプロとなる道筋をつける。戦略総務とはずばり「変える」こと。会社を変えるために、総務自らが企画し、総務の意志で攻めていく、その姿勢を評価してもらう。従来通りの仕事の仕方をしているのなら、なんら変化を目指そうとしないのなら、その時はその姿勢を改めるべきでしょう。
