総務の役割とは……総務のお客様は社員ではなく経営者？ [総務・人事] All About

総務の役割とは……縁の下の力持ちだからできる働き方改革

総務が現場に精通すると、成果を上げやすくなる

総務は縁の下の力持ち。この言葉は何もネガティブな意味だけではありません。縁の下、つまり舞台を根底から支えていることを意味しているのです。現場の社員が輝き活躍する舞台を支えているのが、まさに縁の下の力持ちである総務。この舞台をいかようにも変えることができるのも、また総務なのです。

アベノミクスが声高に叫んでいる働き方改革。これは働く場の改革無くしてあり得ません。働く場はイコール舞台であり、働く場を支え変革していく主役は総務。ある意味、経営改革の大きな部分を握っているのは総務であると言っても過言ではないのです。

このような総務の役割、機能を十二分に活用するにはどうしたらいいのでしょうか？経営の意思を汲んで、思う存分総務が仕事をしてくれるにはどうしたら良いのでしょうか？総務が変われば会社が変わる、この実現のための一つの要素が、総務が現場に精通することなのです。

＜目次＞

総務のお客様は社員？あるいは？

「総務のお客様は社員である」そのように言われることが多いものです。正しくは、総務のお客様は経営者であり、総務の消費者は社員である、となります。一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアムのFMクレドには、「お客様と消費者の違いを知る」というクレドがあります。ここで言うお客様とは「オーナー」であり、あなたをクビにすることが出来る人。消費者は「ユーザー」であり、あなたの作ったものを使ってもらう人を指します。

となると、先に記した総務のお客様は「総務をクビにできる人」という意味となり、それは経営者を指すことになります。消費者は、「総務が提供するサービスを使う人」という意味となり、現場の社員となります。つまり、総務が本来従うべきは経営者であり、その意思の下、社員に様々なサービスを提供することになるのです。なので、総務のお客様は経営者であり、決して社員ではないのです。

しかし、経営の意思に従ったとしても、現場の社員が従えないような施策では実行されません。オーナーの意向に従いつつも、ユーザー目線の施策にしていかないといけません。なので、現場に精通する必要がどうしてもでてくるのです。現場社員の働く状況、課題や不安、何がモチベーションとなっているのか、等々。現場の空気感も把握しておくことで、はじめて現場が従い、結果、現場が変わる施策が実践されるのです。

現場に精通するには「MBWA」

MBWA（Management By Walking Around）、というFMクレドがあります。現場に足しげく通い、現場の状況、総務のユーザーの状況を把握することの大切さを示しているクレドです。会社の課題や問題点は現場で起きるのであり、その状況を実際の目でみないと正確な判断もできはしません。実際に見ることで、本質的な問題が見つかることもあります。自分の目で確かめることの重要性を謳っているのです。

また現場に通うことは、現場を知るとともに、総務が現場に知られるという状態にもなります。総務は、何をしているかがなかなか理解されない部署でもあります。総務が現場に行くことで、総務と現場の接点が増え、その接点でコミュニケーションがされることにより、総務自身も知られることになります。何をしている部署か分からなければ、応援も協力もされにくいものです。

総務がMBWAを実践し、現場を知ることで、現場が受け止めやすい施策を作り込むことができ、現場に知られることで、協力も得られやすくなるのです。

「ぶらぶら社員」のススメ

昔、ある自動車メーカーのとある工場の総務課長が、「ぶらぶら社員」として新聞に登場したことがあります。その方のミッションは、人と人、人と情報を繋ぐことでした。なので、現場を歩かないことには仕事にならないので、毎日現場をぶらぶら。しかし、そのミッションが現場に理解されていないと、単にさぼっていると思われてしまう。この方の場合は、工場長から現場へそのミッションが明示されていたのです。

この事例を聞き、外資系の食料品メーカーの総務の方がぶらぶら社員を実践。毎日現場をぶらぶらしてみたそうです。しかし、残念ながらこの方の場合は、そのぶらぶらする意味が現場に告知されずに行ったために、暇そうなやつとみられ、逆に反感を買ってしまったとのこと。何をしているか分からない総務が、その意味を知らせずに現場を歩き周るのは、ある意味危険なのです。

終わりのない改善！それが総務の仕事

MBWA、現場に精通するために、現場をぶらぶらすると、現場を知り、現場に知られる。さらに問題意識の高い総務であれば、現場に行くことで仕事を見つけてくるはずです。先に紹介したFMクレドにこのようなクレドがある。「FM is 改善（改善人間）」。つまり、総務の仕事は終わりのない改善活動であるという意味です。今日より明日、明日より明後日、良くしていくことが総務の仕事なのです。

ある意味、総務の仕事には終わりがない。これで完成というものは無い。会社を取り巻く環境が変われば、前提条件が変わるので、現状の働き方もそれに合わせて変化せざるを得ないのです。舞台を支えている総務としては、この舞台の終わりのない改善活動に従事しているということになります。総務としては現場に顔を出し、そこでの改善のネタを常に探し続けていかなければならないのです。

改善のネタを自ら探すとともに、現場に知られることで、現場社員から仕事のネタが提供されてくる。何をしているか、何を目指しているかが理解されれば、総務にいろいろと要望や意見が寄せられる。総務は顔を売れば売るほど仕事が舞い込み、その仕事を確実に達成することで、成果を上げ、さらに仕事が舞い込んでくる。このような総務の改善スパイラルが実現されていくのです。

「FM is 改善（改善人間）」。終わりのない改善活動、これが総務の仕事。そしてこの改善とは、当然ながら業績貢献に結び付く、働く場の改善活動でもあります。だとしたら、総務が忙しくなればなるほど、業績貢献に寄与していることとなるのです。

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