人事異動の挨拶メールが届いたらどうする？ 返信のポイントは
異動挨拶への返信メールには差出人との思い出などを加えるとさらに気持ちが伝わります
返信する際のマナーや要点をしっかりと押さえながらも、お世話になったことへの感謝の気持ちや心遣いが伝わるメールを送りたいですよね。人事異動の時期につきものの、挨拶メールの返信ポイントを以下に解説します。参考にしてください。
＜目次＞
1.「できるだけ早く」「必ず返信」
異動の挨拶メールには、できるだけ早く、必ず返信するのがマナーです。忙しさのあまり何日もそのままにしていると、返信するタイミングを逃してしまいます。送信者にしてみれば、相手からの返信がないと「正しくメールが届いているのか」「何か失礼なことがあったのではないか」と不安になるでしょう。
こちらからの返信は、「これまでありがとうございました」という感謝の気持ちを伝えるとともに「確かにメールを受け取りました」という意味もあります。
何らかの理由があり遅くなる場合でも、異動日までには返信するよう心がけてください。
2. 「宛名」「返信先」に注意する
返信する際には宛名、送信先を間違いのないように注意しましょう。社内の人からの異動挨拶は、一斉メールで届くこともあります。この場合は必ず送信者だけに返信するようにしましょう。社外の人へ返信する場合の宛名は、
- 組織名＋役職名＋氏名＋様
社内の人の場合は、
- 役職名＋氏名＋様
- または名字＋役職名
○○部長様など、役職名に様をつけるのは二重敬語となるため誤りです。組織名・役職名は送られてきた現在のもの（現職）を入れます。
3. はじめにメールのお礼を述べる
はじめに異動挨拶のメールをいただいたお礼を述べます。送信者が社外の人である場合は、「平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます」などの業務上の挨拶から書き出し、氏名を名乗ってからお礼を述べます。
文体は、差出人と自分の立場や関係によって選ぶことが大切です。ただし、親しい仲であっても、あまりにも砕けすぎた内容は避けた方がよいでしょう。
【例文】
・「平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。○○株式会社○○部の○○です。このたびはご丁寧に異動のご挨拶をいただき誠にありがとうございました」
・「お忙しいところ、異動のご挨拶をいただき誠にありがとうございました」
4. 差出人との思い出などを加える
本文では、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えます。ここでは、型通りの文章でなく、差出人との思い出などを加えるとさらに気持ちが伝わります。社内では面識のない人からも異動の挨拶メールが届く場合がありますが、その場合は相手を応援する言葉でエールを送るとよいでしょう。
異動する人との別れは寂しいものですが、「悲しい」「残念」などのネガティブな言葉は避け、「ありがとうございました」「感謝しています」などのポジティブな言葉で気持ちを伝えるのがベストです。
【例文】
・「○○様からは多くのことを教えていただきました。○○プロジェクトでは親身になってご指導いただいたこと、大変感謝しております」
・「○○さんはいつもあたたかい言葉で励ましてくれましたね。新しい企画で悩んでいた時、○○さんの言葉で本当に助けられました。ありがとうございました」
5. 相手の今後を気遣う言葉で締めくくる
異動の挨拶メールが届いたらポイント5つを参考にしてみてください。
差出人が次の所属先や連絡先を記載していなかった場合では、根ほり葉ほり聞き出すような内容は控え、文章の締めくくりは、相手の今後を気遣う言葉で心遣いを伝えます。
文末は、「お祈り申し上げます」「お祈りいたします」にすると、目上、目下の人にかかわらず使えます。
【例文】
・「○○さんの益々のご活躍をお祈りいたします」
・「○○様のご健勝を心よりお祈り申し上げます」
上司、同僚から…社内の異動挨拶メールへの返信の例文
■上司に返信する場合の例文■同僚に返信する場合の例文○○営業部 ○○部長
このたびは異動のご挨拶をいただきありがとうございます。
○○部長からは、本当に多くのことを学ばせていただきました。
○○プロジェクトの際には、ご多忙にもかかわらず助言をくださいまして本当に感謝しております。
○年間お世話になりました。
新しい部署におかれましても、○○部長の益々のご活躍をお祈りいたします。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
○○部
○○○○
○○○○様
お疲れさまです。
お忙しいところ異動のご挨拶をいただきありがとうございました。
○○さんとは、仕事のことでいろいろと語り合い、また励まし合い、ともに困難を乗り越えてきましたね。
いつも○○さんの前向きな言葉に励まされてきました。
新しい部署でも一層のご活躍をお祈りいたします。
くれぐれもお体に気をつけてください。
また、今後ともよろしくお願いいたします。
○○○○
取引先からの異動挨拶メールへの返信例文
株式会社○○
○○営業部 課長 ○○○○様
平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます。
○○株式会社 ○○部の○○です。
このたびはご丁寧に異動のご挨拶をいただき誠にありがとうございました。
○○プロジェクトの際に、○○様にはあたたかい言葉で励ましていただき、本当に助けられました。
○○部のためにご尽力いただきましたこと、大変感謝しております。
新しい部署でも○○様の一層のご活躍をお祈りいたします。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
○○株式会社
○○部
○○○○
異動後も相手との関係が続くための返信を
いかがでしたか？相手が異動するからと言ってお互いの関係がまったくなくなってしまうわけではありません。
社内では部署が変わっても何らかの関連があるでしょう。また社外の担当者が異動しても会社同士のお付き合いは続きます。
相手に失礼のないように、お互いのより良い関係を築くために、異動の挨拶メールが届いたら返信のポイント5つを参考にしてみてください。
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