マイナンバーとは？
マイナンバーの収集は迅速に行いましょう
会社としては、導入当初は業務量が増えますが、いずれは届け出の際の添付書面の省略や、書式の簡略化などの恩恵があるのではと考えられます。国のための制度に協力する会社としては、将来的に届け出の手間が減るなどのメリットが欲しいところではありますね。
マイナンバーを集める対象者は多岐にわたる
マイナンバーは従業員のみではなく、幅広い範囲から集める必要があります。主な収集対象者としては、以下の通りです。・役員や従業員
従業員は正社員だけでなく、アルバイトやパートタイマーも含みます。特に副業の方で、月に数回しか働いていない方について注意が必要です。
・扶養親族
扶養対象となっている配偶者や、子などの親族のマイナンバーも収集が必要です。年末調整や退職時に交付する源泉徴収票に記載する必要があるためです。夫婦共働きのケースなど、お互い扶養関係にない配偶者については、収集は不要です。
・支払調書の発行対象者
弁護士や税理士などの士業への支払いや、事務所や社宅の大家さんなど、毎年１月に支払調書を発行する相手のマイナンバーも必要です。支払調書にもマイナンバーの記載が必要となるためです。
特に従業員については、平成28年中に退職した場合、退職者用の源泉徴収票にマイナンバーの記載が必要となります。早ければ、制度導入早々にマイナンバーの出番となるわけです。
支払調書の場合は、平成28年分は平成29年1月に作成するため、若干余裕があります。とはいえ、年末年始は他の業務も忙しいため、早めに集めておくとよいでしょう。特に大家さんとは普段連絡は取らないとは思いますが、事情を説明して協力をお願いしましょう。
マイナンバーは効率よく集めよう
まず、平成28年からの制度開始前に雇用している社員については、実務的な負担を減らすためにも、できる限り早く、効率的に集めていく必要があります。方法としては、平成27年の年末調整関連の書類とともに確認することが考えられます。ただし、マイナンバーの通知書が従業員宛に届くのが遅れたり、年末調整の対象外の従業員がいたりするケースも考えられるので、そうした場合は、個別に確認する必要があります。また、ここで注意しておきたいのが、通知は平成27年10月5日時点の住民票所在地宛てに、順次発送されるということです。特に実家や前住所に住民票が残っているケースもありますので、確実にマイナンバーを確認できるよう、従業員に対して住民票の移動をお願いする必要があります。
制度導入後に雇用する従業員については、入社時に提出する各種書類の一項目としてマイナンバーを確認できる書類を追加すればよいでしょう。
収集の方法としては、各自に送られるマイナンバー通知カードのコピーを集めるやり方が、間違いを防ぐためにも確実です。ただし、収集時には利用目的（「源泉徴収票作成や社会保険関連の届け出のため」など）を明示する必要があります。こちらも年末調整用の書類配布の際に、説明書きの形で配布すればよいでしょう。
マイナンバーの収集は、時間が限られていることもあり、迅速に行う必要があります。なかなか提出してくれない方に対しても、しつこいくらいにお願いすることも必要です。マイナンバーの収集遅れで、会社の事務処理が滞ることがないように、制度導入時や雇用時に、確実に収集を行いましょう。
