PowerPointのスライドをWeb上で仲間と共有する(3ページ目)

共有されたファイルを表示する

共有相手にメールを送ると、相手にはどのようなメッセージが届くのでしょうか。これから先は、共有相手の立場になって操作してみましょう。

共有相手に指定された人が、通常使っているメールソフトでメールを受信すると、「○○さんがあなたとドキュメントを共有しました」と書かれたファイルの共有に関するメールが届きます。

共有ファイルを開くには、メールの本文にある青い文字のリンクをクリックします。

すると、自動的にブラウザーが起動して、OneDrive上に保存した共有ファイル（ここでは「ブラッシュアップ研修」）が表示され、PowerPointのスライドの内容を閲覧できます。
共有相手に指定されたからと言って、手動でOneDriveにアクセスしてファイルを開くといった面倒な操作は不要です。メールに書かれたリンクをクリックするだけで、共有ファイルが表示されるので、パソコンに不慣れな人とでも簡単にファイルを共有できるのが特徴です。

共有設定時に「受信者は表示のみ可能」を選ぶと、ブラウザー上でファイルを閲覧することしかできませんが、上部の「PowerPointで開く」をクリックして、自分のパソコンにインストールされているPowerPointにファイルをダウンロードすると編集が可能になります。

一方、共有設定時に「受信者に編集を許可する」を選ぶと、ブラウザー上部に「ブラウザーで編集」メニューが表示され、ブラウザー上の簡易ソフトであるPowerPointOnlineを使ってスライドの内容を編集できます。
ここでは、ファイル単位で共有の設定を行いましたが、「ドキュメント」フォルダー全体を共有したいとか、新しく作成したフォルダーごと共有したいといった具合にフォルダー単位で共有することもできます。その場合は、フォルダーの右上に表示されるチェックを付けてから、共有の設定を行います。

例えばプロジェクトごとにフォルダーを作成して、関係者と共有しておけば、お互いに必要なファイルを同じフォルダーに保存してやり取りすることができます。まるで、Web上に共通の会議室があるかのようにOneDriveを利用できます。

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