不動産会社にメールするときのポイント

不動産会社にメールするときのポイント


インターネットで賃貸物件を検索すると、大抵の場合、問い合わせフォームがあり、最後にはその物件を仲介・管理している不動産会社に直接メールを送れるような仕組みになっています。こういったサイトを利用した場合、自動的に必要項目を入力できるようになっており、それにそって名前や連絡先を入力すれば、後日不動産会社から連絡がくるようになっています。

必要なことを入力するだけのことじゃないかと思いがちですが、実はここの書き方をちょっと工夫すると不動産会社とのやり取りがぐっとスムーズになるのです。
   

不動産会社にメールを送るときは、条件を正確に伝えよう

メールの特徴は、書いたものが後に残ること。電話だと耳で聞くだけですが、メールなら何度でも確認することが可能です。が、逆に書いたことしか伝えることはできません。よって、どのようにメールを書くかがとても大切になります。

そのため、希望条件は詳しく正確に伝えましょう。問い合わせたい物件の詳細についてはもちろんのこと、現在空室で見学をするならいつしたいのか、もしすでに決まってしまっていたら、他の物件を紹介してほしいのか、その場合は、どんな条件の物件を希望しているのか、いつまでに引越ししたいのか、などの情報を書いておくといいですね。早急に引っ越ししたい、また物件情報について知りたいというのであれば、自分の電話番号を必ず記入しておくこと。繋がりやすい時間帯や、不在の場合の対応(留守番電話に入れてくれれば、折り返し電話するなど)についても明記しておくと丁寧です。

【メールに記入すること】
・氏名
・連絡先(繋がりやすい電話番号、時間帯、メールアドレスなど)
・問い合わせ物件に関する質問
・部屋探しの希望条件(エリア、家賃、入居人数、引っ越し希望時期、外せない設備、優先順位など)
 

不動産会社から返ってきた返信メールの内容からわかること

メールというツールは、会話とは違って書いた言葉の真意を読み取るのは難しいことがあります。「そんなつもりで書いたんじゃないのに」とか「これって、なんか裏があるようなこと!?」と思ったり・・・。本当はいい人柄なのに、メールだとなぜかぶっきらぼうに感じたり、メールではすごく丁寧な印象を受けたのに、実際に会って話してみるとちょっと違っていたりすることもありがち。
でも、メールの文面から相手の担当者のことを知るためには、こちらが聞きたいと思ったことに対し、的確に応えてくれているかどうかを判断しましょう。

とはいえ、こちらの情報は何も与えず、「○○マンションの空きはありますか?物件の詳細資料があれば、送ってください」程度のことを送るだけでは、担当者もどんな返事を書いたらいいのか困ってしまいます。実際に、現状もっている情報のほとんどは、インターネットに広告していますので、詳細資料といっても、それ以上のものがないケースが多いのです。

ですから、先ほども述べたようにある程度のこちらの希望条件を伝えることが肝心。その上で、「○○マンションについて詳しく知りたいのだけれど・・・」と切り出せば、担当者も希望条件に沿った回答をしてくれるはずでしょう。
このとき、「詳しい内容は、店頭に来てもらわないと教えられない」とか、「その物件は決まってしまいましたよ」などの返事しか返ってこない場合は、要注意。実際に店頭を訪れても、強引に話を勧められてしまうケースが考えられます。

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不動産会社とのやりとりは、メールより電話がおすすめ

そもそもあなたがメールで問い合わせをするのはなぜですか?
「昼間は仕事をしていて、電話ができないから」
「便利だから」
「電話はわずらわしいから」
「冷やかしで物件情報を聞きたいだけだから」

など、理由はあると思いますが、もし真剣にその物件について聞きたいのであれば、メールよりも電話をするのが正解です。不動産会社としては、メールでは希望する条件の細かなことが分かりづらいため、電話をしてもらった方がその時にヒアリングもできますし、物件案内もしやすいというのが本音。
電話で話をすることをわずらわしく思い、メールでのやり取りのみを希望するケースもありますが、不動産会社の人にしてみれば、そういったお客さんはどこまで真剣に部屋探しをしているのかわかりませんし、返信メールを送ってもその後の連絡が途絶えてしまうこともありがちなため、もし、電話とメールの問い合わせ、どちらを優先させるかと質問したら、ほとんどの不動産会社の人が、「電話」と答えるでしょう。ですから、担当者はメール反響よりも電話反響を優先させる傾向があります。

また、メールのやりとりでは、どうしてもリアルタイムというわけにはいきません。そうこうしているうちに、問い合わせた物件が決まってしまうこともあります。具体的に情報を知りたい物件が決まっている場合には、メールを送るよりも電話をすることをお勧めします。

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部屋探しは、不動産会社の担当者に物件を紹介・案内してもらわないと実現できません。ですから、こちら側が「自分は客なんだから!」と横柄な態度でメールを送れば、担当者も決していい印象は持たないでしょう。ビジネス文書のようにかしこまる必要はないかもしれませんが、やはり節度ある内容で、こちらの情報をできるだけ伝えるメールを送るように心掛けてください。

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