きちんとしたメールの積み重ねが満足する就活につながる

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就活のメールマナーを知っておこう

メールに関して語る前に、ぜひ読んでほしい一文がある。

「人のすることには『したほうがよいこと』と『しないほうがよいこと』がありますが、礼状をしたためることは、『したほうがよいこと』に含まれると思います。

しかし、現実に礼状を書くとなると、けっこう面倒くさいと感じるでしょう。『たかが食事をご馳走になったぐらいで……』と思うかもしれません。

でも『したほうがよいこと』はできるだけ実行すべきです。(中略)

『しないほうがよいこと』をしないようにし、『したほうがよいこと』なら、どんな些細なことでも進んで実行する。そうして初めて充実した仕事やよい人間関係が築けるようになるのです」
(出典:『朝10時までに仕事は片づける―モーニング・マネジメントのすすめ』高井伸夫)

メール一通で内定が取れたり、逆に落とされたりすることはないだろう。しかし、メールをきちんと書くことで、君の評価は「ちょっとだけ」良くなる。そしてきちんとと書かなければ、君の評価は「ちょっとだけ」悪くなるだろう。

「ちょっとだけ」だ。でもその「ちょっとだけ」の積み重ねが、納得できる就職活動ができる・できないに関わってくるのだ。

就活専用のメールアドレスを用意する

就活が始まると、就活情報サイトのダイレクトメールなどものすごい量のメールが届く。就活として1つ専用アドレスを持っていれば、プライベートなメールに紛れて確認を漏らす心配もなくなるのだ。

大学でアドレスを提供しているところも多いが、学外から確認できない、容量が少ないなどのデメリットもある(そうではない大学もあるかとは思うが)。そのため選考の日程調整など急を要する連絡に、迅速に対応できないこともある。そこでおすすめなのが、YahooメールやGmail等のフリーメール。外出先や家からも大学からもPCやスマホで確認することができるのでとても便利だ。

また、就活専用のメールアドレスを作るにあたって、注意してほしいのが「アドレス名は社会人としてふさわしいものをつける」だ。好きなアイドルの名前や顔文字が入るなど、あまりにも幼稚だと格好悪い。また履歴書に書くことを考えると長過ぎない方が良い。無難に自分の氏名にしておけば採用担当者からしても分かりやすいだろう。

次に、基本的なメールのマナーを伝授する。以下に述べることは、社会人としては「当たり前」のふるまい。しかし、学生からもらうメールで以下をすべてクリアしたメールは残念ながら一度も見たことがない。だからこそ、ライバルに圧倒的な差をつけることができるはずだ。

    メールのマナー1「最初に名乗る」

    パソコン
    メールならではのルールをちゃんと押さえておこう。
    社会常識だが、最初に名乗らない学生は驚くほど多い。

    <良い例>
    ○○大学の見舘です。
    先日は就職の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。

    <悪い例>
    先日は就職の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。

    メールのマナー2「半角カナや機種依存の記号を使わない」

    半角カタカナは受け手の環境によっては文字が化けるので厳禁。また、記号も注意。●■※☆△のような普通のものは大丈夫だが、丸で囲った数字や株式会社マーク、代表取締役マークなど機種依存文字は受け手の環境によっては違う文字に変換されてしまうので使わないこと。もちろん、件名(タイトル)にも使わないように。

    メールのマナー3「差出人(from)を氏名(フルネーム)に」

    メールソフトの設定画面の「名前」か「差出人」「from」のところで、「Yoshitaka Mitate」「見舘好隆」など、自分の氏名をフルネームで設定しよう。受信メールの件名(タイトル)一覧の画面で、そのメールが誰から来たかわかるからだ。

    <良い例>
    見舘好隆 <メールアドレス>
    Yoshitaka Mitate <メールアドレス>

    差出人(from)欄を設定しないと<メールアドレス>だけが表示され、誰から来たかさっぱり分からない。中には、パソコンを買った時に設定した、姓や名だけの人やニックネームの人もいる。こんな感じだ。

    <悪い例>
    好隆 <メールアドレス>
    みたちょん <メールアドレス>

    名字ならまだしも、会社にニックネームや下の名前だけで送るのは、相当恥ずかしい。

    メールのマナー4「初回メールは、誰宛かを明記する」

    メールと手紙の一番の違いは、「時候の挨拶」が要らないこと。

    「拝啓&敬具」も「前略&草々」も要らない(挨拶は必要。“お世話になっております”など)。しかし、手紙の宛書と同様、まず最初に「どこの部署の誰に宛てたメールかを明記する」ほうが礼儀正しい。

    特にそのアドレスがその部署共用の場合は、常に文頭に誰宛てのメールかを明記すべきだ。
    例えば、
    recruit@○○○○.co.jp
    info@○○○○.co.jp
    saiyo@○○○○.co.jp
    などのアドレスは、間違いなく部署共有のアドレスである。誰が担当か分からない時は「採用ご担当者様」と書こう。

    <例>
    株式会社○○○○
    人事部採用担当 ○○○○様

    はじめまして。○○大学○○学部○○学科4年生の、
    見舘(みたて)好隆と申します。

メールのマナー5「顔文字は厳禁!」

「すぐ届く」「いなくてもあとで読んでもらえる」「気軽に書ける」メリットは大きい。しかし「気軽に書ける」反面、「気軽に無視される」ことも忘れてはならない。

社会人は大量にメールを受信している。君のメールも埋もれてしまう可能性は高い。

さらに、メールは単なる文字情報だからこそ、簡単に相手を不快にさせたり、勘違いさせたりすることにも注意(詳しくは後述する)。

肉声であれば声の抑揚が、FAXであれば手書きのメッセージなどで「感情」や「ニュアンス」を伝えることはできるが、メールにはそれができないからだ。「顔文字で感情は伝えられるよ(≧∇≦)b」 ばかもーん!社会人に顔文字は厳禁だぞ!ヽ(`Д´)ノ

SNS(LINE、Twitter、Facebook)は、オフィシャルな場面では使わない

いまや就活に欠かせない存在になったソーシャルメディア。FacebookやTwitterを使って情報収集したり、OB・OGと連絡を取ったりする人も増えている。それらSNS(ソーシャルネットワーキングサービス)にはメッセージ機能がある。

それを使ってアポ(アポイントメント)やお礼メールを送ることはできる。相手からSNS経由で連絡が来た場合は別にして、基本はまだパソコンにメールを送ることだ。

また、ほとんどの学生がアカウントを持っているだろうLINE。スタンプを送信するだけで感情を伝えられるLINEは友人とのコミュニケーションには便利でも、オフィシャルでは通用しない。忙しい中、時間を割いてくれたOBOGに「LINEの方が楽なのでID教えてください」なんていうのは厳禁だ。

相手がインターネットに使い慣れていないときは「FAX」で

先輩訪問のアポで使う人はいないだろうが、「すぐ届く」「いなくてもあとで読んでもらえる」「直筆で書ける」「イラストが使える」など、メリットは多い。相手が年配の方で、インターネットに明るくない人であれば、FAXが有効なこともある。


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