パワーポイントとは?できることとは

PowerPoint(パワーポイント)は、米国マイクロソフト社が開発したプレゼンテーションソフトです。1994年にPowerPoint4.0が発売されて以来、「パワポ」の相性で親しまれ、”プレゼンソフトと言えばパワポ”と言われるほどの代表格になりました。
PowerPointは、マイクロソフト社のプレゼンテーションソフトだ

プレゼンテーションというと、大きな会場でプロジェクタを使いながらマイクで説明するという仰々しいイメージがあり、自分には関係ないと思う方がいるかもしれませんが、決してそうではありません。
顧客相手に製品の説明をしたり、自社の会議で企画を提案したり、学校のゼミで研究成果を発表するなど、「限られた時間で必要な情報を正確に伝達し、相手を説得させる行動」のすべてがプレゼンテーションです。

では、プレゼンテーションを成功させるには、何を準備すればよいのでしょうか。
発表者の知識、情熱、話し方、態度といった要素も大切ですが、短時間で相手を説得するためには、説明を補完するわかりやすい資料が欠かせません。
なぜなら、人間は、耳から聞く情報よりも目から受け取る情報のほうが何倍も記憶に残ると言われているからです。発表者が口頭で説明するだけでなく、それを補う資料があると、聞き手は耳と目の両方から情報を受け取ることができるのです。

その資料作成を強力にバックアップするのがPowerPointなのです。
 

パワーポイントはプレゼンテーションの資料作成だけ?

PowerPointでできることは、プレゼンテーション用の資料を作成するだけではありません。準備段階から資料作成、そしてプレゼンテーション本番にいたるまでのプレゼンテーション全体をトータルにサポートする総合プレゼンテーションソフトです。

(1)プレゼンテーションの準備
具体的な資料作成に入る前には、情報を収集し、その情報を元にプレゼン全体の骨格を作成します。

準備段階で活躍するのが、PowerPointの「アウトライン機能」。ワープロ感覚で情報を入力したり、修正したり、順番を入れ替えながら、資料の骨格を作成できます。
アウトラインの領域を使って、情報を整理できる


(2)プレゼンテーション資料の作成
プレゼンの骨格が決まったら、「スライド」と呼ばれる用紙に文字、表、グラフ、写真などの情報を配置します。
スライドを2枚3枚と追加しながら、プレゼンテーション資料を作成する

さらに、作成した資料を元に、聞き手に配布する資料や自分用のメモ書きなども簡単に作成できます。
メモ欄の付いた配布用の印刷物も作成できる


(3)プレゼンテーションの実施
PowerPointで作成したスライドをパソコン画面全体に大きく表示して、紙芝居をめくるようにスライドを切り替えながら説明します。プロジェクターやスクリーンを接続すれば、大きな会場でのプレゼンテーションにも対応できます。
事前に「リハーサル」機能を使って、本番さながらに時間を計測しながら練習を繰り返しておけば、安心して本番に臨めることでしょう。

操作が比較的わかりやすいことやレイアウトを簡単に調整できる手軽さから、最近ではPowerPointをワープロ代わりにしてA4用紙の企画書を作成するといった使い方も増えてきました。さらにビジネスシーンにとどまらず、家庭で作る年賀状やクリスマスカード、お店に貼り出すポスター、結婚式での新郎新婦の紹介スライドなど、プライベートシーンでもPowerPointが活躍しています。

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