「経理書類」どのように整理していけばいいの？
今まで見てきたとおり、相当長い期間、経理周りの書類は保管しておかなければならないようです。しかし、我々も書類に埋まって仕事をするわけにはいきません！
決められた期間は保管しておき、期間を過ぎたら廃棄することを意識して、書類を整理すれば、ある程度スムーズに保管できそうです。
■「整理」のポイント
これは、発生した年度ごと、保存期間ごとに区別して保管するようにするようにすることです。
書類を納めたら、箱の外に「書類の内容」「保管期限」を書いておけばバッチリです。インターネットなどで『書類保存箱』『書類保存箱』などと検索すれば、専用のダンボール箱を見つけることができるでしょう。
■「保管場所」のポイント
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| 「パソコンでデータとして保存したら？」というご質問もいただきます。 「e-文書法」という法律があり、これに適えばデータでの保管も可能ですが、現状はそのデータの真正性などの確保の面から、導入にはコストがかかり、実務に普及するのは少し先の話になりそうです。 |
これは、「直近の決算から３期分」を境に、保管場所を考えれば良いでしょう。
税務調査などの傾向を見ると過去３期分の調査をする場合が多いことや、過去の数値を参考に日常の経営管理資料を作成することを考え、過去３期分の書類は手の届きやすいところに保管したほうが便利かもしれません。
それ以前のものは、どこかの倉庫に保管しておき、必要なときに引き出すようにすればよいでしょう。
■「処分」のポイント
法律に定められた期間を過ぎた書類は、廃棄してしまっても構いません。
ただし、過去のものとはいえ、会社の重要なデータそのものですから、そのまま「燃えるごみ」や「再資源ごみ」に出しては危険が満載です！
信頼できる業者に依頼して廃棄するようにしたいものです。
また、特に財務諸表等に関しては、会社の過去のデータが書いてある「宝物」とも言えます。もし、保管することが可能であれば、保管して経営に活用しても良いかもしれませんね。
