「説明書ファイル」には説明書以外を入れてもいいのだ！
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| 一見、普通のファイルに見えます。 実際、他のファイルと並べても奥行きや大きさが同じですので、スッキリ収納出来ちゃいます。 |
前のページで決算資料がまとめられたら、いよいよ「説明書ファイル」の出番です。
■ 「説明書ファイル」って、なに？
このファイルは現在色々な名称で販売されていますが、もともとパソコン周りの付属品やソフトウェア等の「取扱説明書」「保証書」と「ＣＤ（ＤＶＤ）ロム」をひとまとめで整理するために生まれたもの。
1ページ（？）に、書類が入るポケットと、ＣＤが入る大きさのポケットが用意されています。
■ 「紙の資料は書類ポケット」に「データはＣＤのポケット」へ
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| ちょっと分かりにくいかもしれませんが、1つのページに、書類を入れる部分とＣＤ等のメディアを入れる部分の2つが設けられています。 |
資料の媒体が紙やデータとまちまちだと、ひとまとめにするのが大変になってきます。そこで、説明書ファイルの登場です。
紙のデータは書類ポケットへ、データはＣＤ等に焼いてＣＤポケットへ入れるようにすれば、アラ簡単！媒体の異なるデータがひとまとめに！
また、「データをＣＤに焼く」ということは、データのバックアップを取る、ということですから、データを保管しているパソコンに何かが起こっても安心です。
また、ＣＤに焼いたデータは見ることは出来ますが、データそのものには手を加えることが出来ません。「昔の大切な資料に上書きしてしまった！」といった悲劇も防ぐことが出来るのです。
データに落とす際には、そのデータの保存形式や、データを見るために使用するソフトウェアのバージョン等が分かるようなインデックスを作れば、さらに良いかもしれませんね。
「文房具」カタログもいいけど、現場もね！
「説明書ファイル」は、綴じ具がリング式のものやスティック式のものなどあり、また、追加ポケットも販売されています。
「追加ポケットを購入して、総勘定元帳の一番前に追加して綴じれば決算関連資料がひとまとまりか……？」等、他にも色々な活用法を検討する余地がありそうです。
みなさんは文具、どのように購入なさっているでしょうか？
最近はカタログを持っていれば、ネットや電話一本で届けてくれる便利なところも多くなりましたが、もし、お時間があれば文具店に足を運んでみるのも面白いでしょう。文具店はいろいろなアイデア商品が常に集まっている、仕事のヒントが詰まった場所のひとつだと思います。
ただし、時間が過ぎるのが早いので、その点はお気をつけて。
【関連リンク】
・「領収証は、アコーディオンにお任せ！」（All About「経理の仕事」）
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