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緊張する人は、電話をかける前に1人で話す練習をすると、すらすら言えるかも。
先日、メルマガのコラムで、サイト上でパソコン講師を募ったところ、
応募のメールの中に

「○田△美、35歳、4人家族、よろしくお願いします。」

とだけ書かれたメールがあり、採用担当者も呆れていたという実話をご紹介しました。そこでガイドは、「もしかして、これがなぜいけないのかを、理解していない方がいらっしゃるかも!」と思い、今回は、応募の際の電話とメールのマナーについてご紹介することにしました。

応募先企業へ電話する際の基本事項(かける時間、名乗り方、日程調整)

お気づきかと思いますが、求人広告で「電話で問合せの上、履歴書送付」と書かれているものがたくさんあります。「特に質問もないし、問い合わせることなんてないわ」と思われる方もいることでしょう。

実は、この「電話での問合せ」には、電話のかけ方や話し方で、応募者の人柄などをまずチェックするという目的があります。問合せる内容が何もない場合でも履歴書をいきなり送りつけては、ルールを守れない人とみなされ、次の選考には進める可能性は低くなるでしょう。

では、どのような電話をかけたらいいのでしょうか。まず、「電話での問い合わせ編」を見てみましょう。

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筆記用具に加えて、カレンダーも置いておくと面接の日時を決めるのにスムーズです。
■電話をかける前に

質問がある場合は、あらかじめ、質問事項をまとめておきます。話す内容を電話の前で練習してみても良いでしょう。要を得た質問を簡潔にまとめて、話すことでテキパキした人という印象を与えられます。

面接の日時や場所を伝えられる時もありますので、メモと筆記用具、カレンダーを用意しておきましょう。このとき、求人記事も一緒に手元においておきます。

静かな場所からかけるようにしてください。間違っても後ろで子ども達が遊ぶ声やテレビの音がしているような場所でかけないように。雑音の多いところからでは、相手の話が聞き取れず、何度も聞き返すことになってしまいます。また、電波の状態が悪くなったり、バッテリーが切れたりして、途中で切れたりすると先方に失礼になりますから、携帯電話からかけるのも避けましょう。

次に電話をかける時間帯ですが、11:00~12:00、14:00~16:00くらいがベストです。始業直後や終業間際、ランチタイム、21:00以降の問い合わせは避けるようにします。ただし、職種によっては忙しい時間帯が異なりますから、その辺は柔軟に判断してください。

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いい求人には、応募者が殺到します。印象の良い電話とメールは、差をつけるチャンスです。
■先方が電話に出たら

自分の名前を名乗ります。「私、川崎あゆみと申します。○月○日付けの○○新聞に掲載されていた求人記事を拝見いたしました。応募に関して伺いたいことがあるのですが、担当者様はいらっしゃいますか?」 と言い、担当者が出たら応募条件の確認や疑問点の問い合わせをします。

・質問がない場合
「○月○日付けの△△新聞の求人広告を拝見し、○○職に応募したく、お電話いたしました」

「では、○月○日○時に、履歴書と職務経歴書をお持ちの上、面接にいらしていただきたいのですが、○月×日の午後2時は、いかがですか?」と、面接の日時を決めることもありますから、電話を切ってから「やっぱりその日は、都合が悪くて・・・・・・」なんてことにならないように、カレンダーやスケジュール帳を置いておきましょう。

最後に「お忙しいところ、ありがとうございました。」とお礼の言葉を添えます。先方が電話を切ったことを確認してから、受話器を置いてください。

電話をした瞬間から、採用の審査は始まっています。たかが「問い合わせ」という気持ちは、声の印象に表れます。必要以上に緊張することはありませんが、ちょっとどきどきしながら、かけてみるぐらいの方が、好印象を与えることもあります。

次に、最近増えてきたメールでの応募についてです。気軽なイメージですが、電話よりも注意を払う必要があります。次ページへ>>