名刺をパソコンで管理する人も多い
仕事をすればするほど、その存在の大切さが身にしみるもの、それが「名刺」ではないでしょうか。「名刺」には、自分の存在を相手に示すもの、人と人とをつなげてくれるもの、いろいろな役割があります。また、「名刺」にどれほどの意味を与えるかは、持ち主の想いと努力によっても、大きくその力は変動する不思議な存在でもあります。

今回は、仕事のベースをつくる「名刺」について、これまで「女性の仕事カタログ」でお話をお伺いした女性の「名刺」の取り扱いから知り得た「有効な名刺の使い方」から、「名刺」の有るべき姿、活用法まで幅広くご紹介します。まずは、あなたの名刺を手元に出してから、記事をご覧ください。

INDEX

・秘書を悩ます「名刺のレイアウト」
意外と活用されていない名刺の裏面
心をこめて渡すと、心がつながる
最後が肝心 名刺の管理

秘書を悩ます「名刺のレイアウト」

某会社の社長秘書が、社長が持ち帰ってきた名刺の整理をしながら、いつもボヤいている言葉があります。「もう~! この名刺も、あの名刺も、管理がしにくいのよっ。スキャニングしても、こんなおかしなレイアウトだと機械が文字を読み取ってくれないし、手間がかかってしょうがないわっ(怒)」

最近では、名刺をスキャニングし、自動的に文字を読み取り、データ化をして管理している企業(または個人)も多いようです。その場合、普段あまり使わないフォントの字体や、必要以上に小さな文字は、機械で読み取ることができず、手入力で修正をする手間がかかっていたり、正確にデータを保存することができないケースもあるのです。

また、年配の方ほど、名刺の文字が小さいことに困っているとの話も伺います。こうおっしゃるお年を召された方々はみなさま、しかるべき役職についていらっしゃる方ばかりです。

そもそも「名刺」を渡す行為には、どのような目的があるのでしょうか?

自分の名前を知ってもらい、どこの会社に所属しているのか? どんな仕事をしているのかを知ってもらうこと、これこそが「名刺」の目的であり、存在価値です。加えて、その場を離れても後日自分の存在を思い出してもらう大切なツールでもあります。まずは、この存在価値をしっかりとクリアにすることが大切です。

初対面の人に覚えてもらうために、色使いやレイアウトを凝ったものにすることは、非常に効果的です。覚えてもらいやすいデザインにする場合は、まずは、相手に知ってもらいたい情報(名前や社名)を、分かりやすく適度に大きな文字で、且つ一般的な書体で見やすくレイアウトおよび明記すること。デザインはそれから考えても遅くはありません。

また、名刺の表面に名前のみ、裏面に電話番号や住所等を明記するなど、両面を使った名刺も多く見かけますが、これはファイルに入れてしまうと、ひと目で名前と電話番号を調べることができないなど、受け取った側が後日調べにくいというデメリットがあります。どうしても両面とも使う場合は、名刺ファイルに保存された場合でも、緊急の連絡はすぐにできるよう、名前とメールアドレス・電話番号だけを表面に印刷するなどの心配りが必要です。

名刺は、できるだけシンプルに。相手に自分の存在を印象づけたい場合は、名刺を渡すときのご挨拶を一工夫しましょう。
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