転職活動にぴったりの時間管理ツール

スケジューリングには、皆さんもなんらかの手帳(スケジューラー)をツールとして使っているかと思います。紙の手帳を使っている方とウェブの手帳を使っている方、どちらもいるのではないでしょうか。それぞれのメリットデメリットは以下の通りです。

■紙の手帳のメリット
・いつでもすぐに開ける
・時間管理だけではなく、目標設定などにも使える
・メモ帳代わりにもできる

■紙の手帳のデメリット
・予定が変わったときに、ボールペンで予定を修正すると、汚くなる
・予定をいくつか調整するときに、仮の予定を相手に投げるが、書いたり消したりが煩雑になる
・多くの予定を現在ではメールでやり取りするが、メールできた予定を手帳に写すのに手間がかかる

■ウェブ上の手帳のメリット
・メールで日程を調整する場合において、メールから予定や場所などをコピーして、予定表に貼り付ければ良いので、時間が短縮される
・いくつかの予定を相手に投げ、日程を確定させる作業が既存の手帳に比べて楽になる
・自分の予定を公開したい人には公開ができる

■ウェブ上の手帳のデメリット
・例えばグーグルカレンダーを活用している場合、グーグルに万が一のトラブルが起こる可能性もある
・パスワードを他人に知られてしまった場合は、予定が見られてしまう(これは既存の手帳でも同じ)
・転職活動をしているという予定を、会社のパソコンでは情報が漏れてしまう可能性がある

多少強引にデメリットをあげた部分もありますが、ウェブ上の手帳のデメリットと呼べるものがほとんどありません。私として転職活動にお勧めなのは、ウェブ上の手帳を活用することです。

また、モバイル(携帯もノートPCも)については併用することが望ましいです。私は外出先では、携帯で予定を確認して、随時予定を入れ替えています。(グーグルカレンダーで可能)

転職活動における時間管理や面接調整のポイント

ダブルブッキングにはくれぐれも注意!
ダブルブッキングにはくれぐれも注意!
最後に転職活動における時間管理や面接調整のポイントをあげます。

■ダブルブッキングしないように、複数の会社を受ける場合は、空いている時間を切り分けて連絡する
意外にできていない人が多く、このために何度か調整している人をたまにみますが、企業の心象を悪くする可能性があるので注意が必要です。

■土日、祝日は基本的には企業は面接をしない
基本的なことですが、企業が面接をするのは平日の日中です。遅くても、19:30スタートがラストの時間であることが多いです。例えば20時以降の面接開始時間や土日、祝日に面接をしていただける会社があれば、御礼を必ず言うようにしましょう。相手はそれが仕事だからなど横柄な態度をすると、良いことがありません。

■第一志望の会社と第二志望の会社がある場合、最終面接ができる限り近い日程になるようにする
第二志望の会社から内定がでて、第一志望の会社の最終面接が、1ヶ月後だったとすると、そこまで待ってくれる会社は少ないです。日程については可能な範囲で調整して、同時に進むようにしましょう。

■面接希望日時を〇月〇日(〇)〇時開始から〇時終了までなどわかりやすくメールする
駄目な例をあげます。
11月20日(木)10時~12時
上記の場合、11月20日(木)12時開始で面接依頼を受けることもあります。しかし、実際は、次の予定が、13時から入っているので、12時終了のつもりで本人は書いていたなどというのが典型的なケース。〇時開始から〇時終了まで
とはっきりわかるように書きましょう。そうすれば、面接時間が長い会社でも短い会社でもきちんと伝わります。

最後に最近大ブレイク中の勝間和代さんの、効率化をあげるための本を推薦させていただきます。勝間さんの本は、忙しいビジネスパーソンの時間効率をあげるために必要な「具体的な対策」が数多くあり、ヒントになるのではないでしょうか。

参考になる書籍
効率が10倍アップする新・知的生産術―自分をグーグル化する方法 (単行本) 勝間 和代 (著)

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