HOW TO 相手の立場に立つ電話のかけ方
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| 基本さえしっかり押さえてしまえば、きっと好感を持たれます。そうなれば電話の目的もサクサク達成できますね！ |
■POINT1.やっぱり挨拶は大切！
まず最初に電話をかけます。「おはようございます。私○○社の××と申します。いつもお世話になっております。営業部のタナカ様をお願いいたします」と、挨拶と自分の所属、そして目的の相手への取次ぎをお願いします。
ここまでは普通に、できますよね。ただ、問題はここからです。目的の相手に替わってもらった所でもう一度「おはようございます。私○○社の××と申します。いつもお世話になっております」と挨拶はできますか？これがないと、あなたが挨拶したのは「最初に電話に出てくれた人のみ」になってしまい、目的の相手であるタナカ様には何の挨拶もしていないのです。
一度挨拶しているので、盲点になりがちですが、あなたが最高の礼儀を払ってお願い事や頼みごとをする相手は、あくまでもタナカ様であることを忘れずに。いきなり用件に入ってしまうような無礼な電話では、相手の心証を害してしまします。
■POINT2.相手の都合を確認する
挨拶がすんでからも、すぐに本題に入らずに「今、よろしいですか」「今、お時間は大丈夫ですか」といった言葉も忘れずに。相手の立場に立って、相手の都合を確認するのです。
もし、これから会議が始まるとか、ちょうど外出するとこであるなどといってきたら、「では、何時頃がよろしいですか？ 」と再び相手の都合を確認するのです。こうすれば、確実に連絡が取れる時間を知ることもできます。
■POINT3.用件は簡潔に！
お互いに忙しい身です。どうでもいい話などで気がつけば長電話では仕事にも影響が出てしまいます。ですからポイントを絞り込んで、結論から先に話します。
その時にはできるだけ短文で区切って、その合間に接続詞を入れていくシンプルな短い文で話すようにします。そうすれば自然とメリハリも出てきますし、簡潔な話しぶりとなります。
このように、自分が相手に何かをしてもらいたいときの大切なポイントは、できるだけ相手の立場に立った会話を心がけるのが最大のポイントです。
あなたにもできそうですか？
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