メールマガジンへの広告掲載依頼が来たら？(2ページ目)

掲載する内容や日時・料金等が決まったら

トラブルを避けるためにも、先に入金をしてもらってからメールマガジンに掲載するという手順のほうが好ましいと思います。入金してもらう銀行口座を伝え、入金を待ちましょう。

この時、もし相手が法人の場合は、請求書等の書類を求められる場合もあるかと思います。法人は経理の関係で請求書・領収書が必要だからです。そんなときは相手にテンプレートを送ってもらって書いたり、電子メールに「このメールを請求書とさせていただきます」と書き添えて代用したり、いろいろな方法がありますから、わからなければ相手に指示してもらいましょう。

領収書は100円均一等でも購入できますから、そういった紙に必要事項を書いて郵送します。もし、3万円以上の金額になる場合は印紙が必要になります。これは郵便局等で購入できます。

入金されたら

広告の依頼主から入金があったら、後はあなたが責任を持って広告を挿入するだけです。間違えないように、しっかりと配信予約してください。


配信予約が済みましたら、次のどちらかの方法で広告主にその旨を連絡しましょう。

■3回のメールで丁寧に伝える場合
1.　入金確認後、まずは広告主に「ご入金を確認いたしました」とメッセージを送ります。
2.　次に、配信予約をしたらまず、広告主に、「○月○日に送信します」等と一報を入れます。
3.　広告付きのメールマガジンが配信されたらバックナンバーを記載したメールで再び連絡します。「配信いたしました。下記URLでご確認ください」などとしておけば良いでしょう。

もし、入金確認後、すぐに配信予約が出来るなら、1と2は同時に送ってもよいですが、入金の確認メールは早いほうがよいですので、分けるほうが無難でしょう。

■2回のメールで作業を減らす場合
1.　入金確認後、まずは広告主に「ご入金を確認いたしました」とメッセージを送ります。
2.　次に、配信予約をしたらまず、広告主に、「○月○日に送信します」等と一報を入れます。この際、バックナンバーのURLも載せておき、「○月○日以降、○月○日までコチラのURLからご確認いただけます。」と添えておき、配信終了後のメールを省略します。

どちらの方法でも大丈夫ですが、必ず丁寧に、信頼されるメールを送るようにしてくださいね。 良質なメールマガジンで、広告依頼主を呼び込めるといいですね。