お詫び状の書き方！個人間・組織から個人などのパターン別例文付き [手紙の書き方・文例] All About

お詫び状はすみやかに、心から詫びる誠意が肝心

誤りに気づいたら出来るだけ早く、言い訳にならぬよう心から非礼をわびるのが第一

詫び状というものは、お礼やお祝いといった手紙に比べると非常に書きにくいものです。それだけにあとに延ばせば延ばすほど、ますます書きにくくなります。こちらの誤りに気付いたらすみやかに謝罪することが第一ですが、いくら手っ取り早いからといっても、いつでも電話一本で済むものではありません。電話で謝罪をしても、改めて先方に出向いたり、詫び状を送る必要がある場合もありますし、そのほうが丁寧といえるでしょう。

礼儀は信頼を守るうえで大切なものです。ビジネスでのお詫びも友人や知人宛へのお詫びも、多少書式の違いはあっても、まず誠意をもって詫びることが一番の基本です。

＜目次＞

お詫び状文例1：注文品の誤送のお詫び

拝復　平素は格別のご高配にあずかり、厚く御礼申し上げます。
このたびご用命をいただきました「○○ボールペン　黒　商品番号○○○○」
でございますが、ただちに調査、確認いたしましたところ、誤って青色が1ケース
混じってお送りしてしまいましたことが判明いたしました。
商品に誤りのないよう再度確認をするなど基本でございますのに、当方の注意不足でございまして、まことに申し訳ございません。
急ぎお届けすべきところを恐れ入ります。
月曜日にお電話申し上げ、ご指定のお日にちにお届けいたします。
今後は確認作業をいっそう徹底いたしますので、なにとぞお許しくださいますよう、お願い申し上げます。おわび、ご連絡にて失礼いたします。　　　　　　　　敬具

お詫び状文例2：借りた品物の返却遅れのお詫び

先日は○○のご本をお貸しいただきまして、
まことにありがとうございました。
お返しするのが遅れてしまい、申し訳ございません。
お陰様で、夏休みの自由研究もやっと出来上がったようです。
お届けをと思いましたが、お言葉に甘え郵送させていただきます。
気持ちばかりのものですが、お菓子皆さんで召し上がってくださいませ。
どうぞ○○ちゃんにもよろしくお伝えください。

お詫び状の書き方のポイント・注意点

詫び状の難しさは冒頭で述べた通り、出すタイミングや決断がつきにくいという点です。抗議や苦情が起きぬよう、早めの決断、対応を心がけ、タイミングを逃さないように努めましょう。

詫び状というものは、不注意や過失などにより相手になんらかの迷惑や損失をかけてしまった場合に書くものですから、言葉遣いにもいっそうの注意が必要です。「すいません」（正しくは「すみません」）など、普段の言葉がうっかり出てしまわないように、それにふさわしい表現を選ぶことも相手に対する礼儀です。

たとえば、「すみません」もお詫びの言葉のひとつですが、どちらかと言うと軽いお詫びの気持ちを表したり、相手と親しいような場合に使うことが多いでしょう。
例）「うっかり曲がり角を間違えてしまい、すみません」「細かいのがありませんで、すみません」など。

それに比べて、「たいへん失礼をいたしました」「こちらの不手際でまことに申し訳ございません」などの表現のほうが、丁寧で改まった印象を持ちます。今後の付き合いや取り引きなど相手との関係が悪くならないように、すみやかに謝る。決して責任を転嫁したり、言い訳にならぬよう、自分自身の非礼を誠意をもって詫びる姿勢と言葉遣い、それらに注意して述べましょう。