【一般事務で働く・転職する】美しい「電話伝言メモ」の書き方～後編～　オリジナル「伝言メモ」を作ろう

まだの方は前編「美しい伝言メモの書き方」も読んで下さいね。

なるべくキレイな字で、スピーディに伝言メモを書くには、定型部分が不可欠です。
手書きのニガテなガイド平井、手書き部分を極力減らす、という点にこだわって、伝言メモを作ってみました。

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特に目新しい部分があるわけではないのですが、市販されているものやダウンロードできるものの中から、自分の欲しい項目が全部入ってる伝言メモをみつけることはたいへん…作った方が早いですよ。

記入部分を減らす、字をキレイに書くためのポイントは

よく使う「用件」を作っておく

よく使う「用件」をあらかじめ作っておき、チェックボックスだけで伝えることができるようにしておきます。

ここの部分があらかじめ作ってある電話メモも市販されていますが、自分で作れば、会社や部署独自の「用件」をプラスすることができます。
電話伝言に限らず、必要に応じて、

□　ご来社(店)されました
□　荷物が届いています
□　振込入金を確認しました

等を加えるのもいいですよ。

「伝言」らんには罫線を

チェックボックスだけで済まない「用件」は、やっぱり書かなければいけません。
ここが空白だと、字の苦手な人はバランスが取りにくいんです。少しでも綺麗な字が書けるよう、ぜひ罫線を入れておきましょう。

自分ではまっすぐ書いてるつもりなのに(涙)

「誰が電話を受けたか」を記入するらんは、後で問い合わせを受ける際に必要ですので、必ず作っておきましょう。

ここに自分の名前を記入するわけですが、字が苦手な方は、自分の名前を書くのも苦手…。 手持ちのメモに、あらかじめ印を押しておくとスピーディでキレイ。

部や課ごとにメモを作るなら、電話を受ける人を印字しておくという手もあります。

あまり人数が多いと見づらいので、3名くらいが限度かも。

文字数を1/3にできました

	「鈴木部長。2時に、日本橋企画の鳥井様よりお電話がありました。折り返しお電話お願いします。 用件は、9月に行うイベントの件とのことでした」 このメモを使えば、口頭で伝える通りに書けば61文字の文章を、20文字まで減らせます。 苦手なひらがなも、「の」だけに！これで少しはキレイな字に見える…ハズ。
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「キレイな字を書きたい」ということの解決にはなりませんが(笑)、書く部分が少なければ、丁寧に書いても時間を取られませんし、何より伝えるべきことがぐっとわかりやすくなります。

ぜひアレンジして、自分だけのオリジナル「伝言メモ」を作ってみて下さいね。

電話応対を考える