【ビジネススキル・仕事術】スケジュール管理ツールの最強使い分け術

ツールを使い分けて効率的なスケジュール管理をしよう

様々なツールを使い分けることが大切

2月に入り年度末に向けて、これからますます忙しくなってくる方も多いのではないでしょうか。

ところで、皆さんはどのようにスケジュール管理をされていますか？
・手帳に全てを書いている
・PC上のスケジュール管理ソフトを使っている
・携帯電話のスケジュール機能を使っている
・PDAに予定を登録している
など、色んな方がいらっしゃるかと思います。

しかし「ちょっと困った」という時はありませんか？
・手帳だと小さすぎて文字が書き込めない。予定変更になった時に消せない。
・PCがない場所では、スケジュール管理ソフトは見られない。
・携帯電話に全ての予定を登録するのは、入力が面倒。
・PDAを持ち運ぶのは重い。わざわざ購入すると高価。

それぞれの方法には一長一短があり、便利な時もあれば不便な時もあるものです。そこで今日は、うまくこれらのツールを使い分けして、効率的にスケジュールを管理する方法をご紹介しましょう。

スケジュール管理ツール、最強の使い分けは……

ズバリ、私が考える最強のツールの使い分け方法は次の通りです。
1)予定は全て、PCのスケジュールソフトに入力しておく
2)PCの管理ソフトの画面を印刷して持ち歩く
3)「ふと思い出した予定」はケータイで自分にメールを送っておく

何を隠そう、私は実は「手帳」も「PDA」も使っていません。

昔はロータス NOTESというスケジュールソフトと連携させてPDAを使っていた時もありますが、NOTESとPDAの同期を取るのをつい忘れがちだったり、またPDAの入力に慣れなかったために、結局は手帳に手書きしておいて後でPDAに入れる……といったことを行っているうちに、結局使わなくなってしまいました。

しばらくは手帳のみを使っていました。しかし一度決まった予定がその後、日時や会議室など色々と変更になることがあるため、ペンで書き込んでいると消せずに困ることが多々あります。また多い時は会議が1日に7件も入ったり、客先訪問が5件も入ったりすることもあり、狭くて書ききれない時もあります。

そうこうしているうちにたどりついたのが、上記でご紹介をした３つのツールの使い分けでした。

ではPCのスケジュールソフトについて、具体的に次ページで見てみましょう！