ビジネス文書ガイド鈴木 真理子

後任の挨拶メールの書き方を例文付きで紹介します。異動で新しい部署に着任したら、これからお世話になる社外のお客様や取引先に着任・新任の挨拶をしましょう。以前は近隣の客先は訪問し、遠方の客先はハガキや封書でご挨拶するのが一般的でしたが、最近はスピード優先でメールで挨拶する方が増えています。メール1通で人柄とデキる印象を伝えられる極意や文例をご紹介します。

歓迎会や親睦会、懇親会など、会社での行事に参加した後は、上司や幹事の方へお礼メールを送ってはいかがでしょうか。ねぎらいの言葉を添えてメールを送るだけで、人間関係をより豊かにすることができます。今回は3つのパターンにわけて例文を紹介します。

貴殿・貴兄・貴女などの言葉を使うのが丁寧か、それとも名前を入れて〇〇様または〇〇殿にすべきか。ビジネスメールで相手方の呼び方を何とすればいいか、悩んだことはありませんか？ 相手が女性か男性かなど、場合によって使い方も変わってきます。適切な呼び方について知っておきましょう。ぜひ参考にしてみてください。

文書とメールでは、構成や書き方が異なります。今回はビジネスメールの基本の書き方をお伝えします。正式な文書に比べると、メールの自由度は高いのですが、自己流ではいけません。また、「読む」より「見る」メールを意識して、簡潔でわかりやすい文面に仕上げましょう。

封筒の書き方やマナーについておさえましょう。まずは送り先の宛名や住所など、大事な情報に間違えがないようにします。次に字の大きさやバランスなど、レイアウトにも気を配りましょう。正しい宛名・親展の位置などのマナーを踏まえ、受け取った人が思わず早く封を開けたくなる、そんな書き方をマスターしませんか。

ビジネス文書の書き方の基本「前付・本文・付記」の３構成をおさえておきましょう。効率的に仕事を進めるために、「書式」というルールが存在しています。ビジネス文書の基本構成を知り、一定のルールに従えば、読み手が流れや内容を理解しやすい文書を正確に早く、作成することができます。

今回は職場の同僚や上司、取引先、お客様から突然プライベートのデートの誘い……スマートな断り方についてアドバイスします。一方的に好かれ、メールで食事や飲み会などデートに誘われることはありませんか？ どう断ったら角が立たないか、頭を悩ますこともあるでしょう。

新入社員からベテランまで敬語の使い方に苦手意識を持っている人は多いはず。最近では、若者言葉や略語が流行したり定着しています。ビジネスメールにふさわしい敬語の使い方をマスターすれば、書き出しはもちろん返信やお礼、メールの締めの挨拶も簡単です。

ビジネスメールには正しい宛名の書き方があります。LINEやチャットとは異なるので要注意。「宛名は省いてよい？」「株式会社や役職はつけるの？」「敬称は『様』なのか『さま』なのか」の疑問を解決し、失礼のない書き方を学びましょう。

ビジネスメールの挨拶文は「お世話になっております」が定番ですが、ワンパターンになってしまうことはありませんか？「先ほどはお電話にてありがとうございました」など、シーンに応じて使い分けましょう。読んだ相手が好印象を抱くフレーズをご紹介します。