業務改善・社内浸透に使える！特注「ふせん」(2ページ目)

社内浸透、告知ツールとしてのふせんの活用

先に記した刷り込み効果は、社内浸透、告知ツールとしての効果でもあります。ここで提案したいのは、通達やメール、社内イントラで社内告知をしているような項目での活用方法です。

例えば、新しい企業ブランドの浸透。通常はブランドブックを作成して社内浸透を図りますが、日々そのブランドブックを開いて読むか、というとそうでもないのが実態。そこで、日常手にするふせんにブランドのキーワードを印刷して配布し、じわじわと刷り込んでいく。

例えば、社内イントラに大変便利な社内ポータルサイトを構築。でも社員にその存在がなかなか知られていない、結果として利用されずに昔ながらの非効率な処理がなされている。そんな時、ふせんにそのイントラのPRを掲載して社内に配布する。

例えば、標的型メールが猛威を振るっている現在、その予防策を社内に周知するために、もちろん、通達やメールなどで告知しつつ、さらにふせんに印刷して告知する、ということもできるでしょう。

このようにスタッフ部門のお仕事は、社員に新たな施策、新たなサービスを告知して行動してもらうことが大半です。通常の告知ツールにプラスして、日常的に手にすることの多いふせんも活用して告知することも考えてみてはどうでしょうか。

業務効率化、業務改善としてのふせんの活用

最後は業務改善ツールとしての提案。仕事の中には、毎回同じ処理をするものが数多くあります。同一項目をチェックする仕事、同じ現象には同じ申し送り事項を記して次の工程に流す仕事、お客さまに毎回同じ伝達事項を伝える仕事などなど。

その都度、同じ内容をメモしたり、同じ言葉をフォームに記したりする仕事があります。または、何がしかの原本にメモやチェック表をクリップで付けて、次の工程に回すような仕事も。

このような同一内容のチェック、同一内容のコメントの記載が繰り返しあるような仕事は、チェック表を印刷したふせんを使って、そこにチェックを入れる。または、同一内容のコメントが記載されているふせんを貼って伝達する。そのようなことで、記入する、という手間が省けます。

帳票、チェック表、伝言メモ…いろいろと活用できる

例えば、窓口業務があるところでは、お客さまが提出した書類の不備を、毎回ふせんに記入してお客さまに書類とともに戻すのではなく、既に指摘事項が記されたふせんを貼ってお戻しすれば、記入するという手間が省けます。

例えば、社内回覧。回覧したという事実を押印して、次の人に回すことが多いでしょう。回覧物に押印できない場合、回覧シートを付けてバインダーで回すこともできますが、もしふせんに回覧チェックがプレ印刷されていれば、それを回覧物に貼って、すぐに回覧が可能となります。

例えば、お客さまのご自宅へ訪問して、何らかの確認をする必要がある仕事の場合。お客さまが不在のとき、そのお客さまへの伝言があらかじめ印刷してあるふせんを扉に貼ればすぐに伝達作業が終わります。毎回、伝言メモを記す必要はありません。

まさに灯台元暗し。普段何気なく使っていたふせんが、実は印刷を施すことで、頻繁に目にすることでの刷り込み効果を生みだし、結果、社内告知の有効なツールとなり、プレ印刷により、業務改善ツールにもなります。そんなサービスの一例として「ポスト・イット ® ふせん/ノートオンラインプリント」があります。

一度、いろいろな使い方の可能性を、現場のみなさんでブレストすることをお勧めします。現場だからこそ見えてくるアイデアがあると思いますよ。

＜関連サイト＞
ポスト・イット ® ふせん/ノート　オンラインプリント


取材協力：スリーエム ジャパン株式会社

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