まずは社内報を知ってもらうことから

社内報を読んでいる様子

社内報の存在を認知することから始める

「社内報が発行されても、いつまでも棚に積まれたままだ」
「社内報発行日の当日に社内報がゴミ箱に廃棄されている」
「読者アンケートが一通も返ってこない。読まれてるの?」
社内報担当者が一生懸命に作成しても、社内報がなかなか読まれない、そのような企業は多いかと思います。

「読まれてなんぼ」の社内報なのに、なかなか読まれない。 掲載している中身について、社員の関心のあるトピックスを取り上げる、社員がページに手を止めるデザイン、社員が当事者意識を持つような切り口、登場人物。そのような中身の工夫も必要です。

しかし、そもそも社内報を知らない、全く関心がなく頁を開こうとしない社員。そのような社員にとっては、中身がいくら面白い、役に立つものであっても、読んでもらえることは期待できないでしょう。

「社内報って結構面白い、役に立つ情報が掲載されているじゃん」
「このような内容であれば、社内報を毎号読んでおけばよかった」
「掲載されると社内で反響があるね。次号も掲載してもらえる?」

社内報を初めて読んだ、あるいは掲載された社員の感想です。一生懸命に作成された社内報を食わず嫌いで読んでいない、そのような社員がしっかりと社内報を読むと、このような感想が寄せられることが多いものです。

であれば、漫然と社内報を編集し配布するだけでなく、その発行プロセスの中で社員を数多く巻き込み、社内報を目にする機会を作ってはいかがでしょうか? ここでは、社内報編集プロセスの中で、社員をいかに巻き込むか、その工夫を紹介していきます。

誌名募集で社員を巻き込む

社内報を創刊する場合は、その誌名を考える必要があります。経営トップや広報部長等、上層部で決める場合、編集部で決める場合、それ以外に誌名を公募する場合があります。公募の方法もいくつかあります。これから社内報を発行するというアナウンスとともに、あなたが「社内報のゴッドファーザー」になりませんか? ということで公募します。

あるいは、創刊号の前に、「ゼロ号」、つまり創刊準備号を発行して、その中で公募の案内を掲載する方法もあります。このゼロ号の誌名タイトルは当然ありません。「創刊準備号」として発行します。誌名を決めて掲載した次号が、実質上の創刊号となります。

集まった誌名候補は、編集部で決める、社員全員の人気投票で決める、発行責任者の一存で決める等で決めていきます。そこで決まった誌名を応募した社員は誌面で取り上げます。その誌名に込めた思いをインタビューします。あわせて簡単なプロフィールも紹介する人物紹介として誌面をまとめます。

誌名を公募する段階で、当選者へのプレゼントを提供する場合もあります。それでも少数しか集まらないことを想定して、編集部でもいくつか代案を挙げておきます。それもあわせて人気投票にするなど、少しはリスクヘッジしておいた方が良いでしょう。

誌名を公募することで、これから社内報が創刊するのだという認識をしてもらうのです。ある企業では、公募をはがきで行い、それを社員の自宅に郵送したそうです。圧着ハガキで開くとド派手な誌名募集の案内が掲載されていました。

誌名が取り上げられた社員は間違いなく、創刊号から目にするでしょう。また、誌名を応募した社員は、自分の応募した結果を知りたく社内報を手に取るでしょう。誌名を公募するとともに、どのような意味合いで社内報を発行するのか、発行目的を社長に語ってもらうと良いでしょう。

いつのまにか社内報が発行されていた、ということは避けるべきで、創刊時は誌名公募することで社員を巻き込むようにします。ポスターや掲示板等でもPRして、他の社内メディアで最大限PRすることで、社内報の認知度を上げる工夫が必要です。社内報は社内報上でいくらPRしても、社内報を開かないことにはアピールになりません。他の社内メディアを活用するようにします。