情報の深さには三段階ある

情報共有。企業においてこの言葉を聞かないことはありません。同じ企業に属しているのであれば、当然必要とされる情報の共有。しかし、どのような情報を共有すれば良いのか、立ち止まって考えることほとんどないのではないでしょうか?

企業内のできごとや、企業活動によって生じるデータ。
情報共有をしている様子

情報の種類を判別して共有することが重要となる

企業内にどのような部署があり、そこに誰がいるのか。そのような企業内の情報もさることながら、業界の状況やライバル企業の動向、はたまた世界の動き。そのような企業外部の情報もあります。このような情報の広がり、そして、情報には深さもあります。

深さには三段階あります。一つ目が、先に記した企業内外の事実やデータ。二つ目が、企業に属するメンバーが必要とする、業務にまつわるナレッジ。三つ目が、暗黙知ともいわれる業務にまつわるスキルやノウハウ。

データ、ナレッジ、ノウハウと、段々と目に見えない、言語化しにくい情報となっていきます。そして、同じ手段で共有することができない性質の情報となっていきます。共有どころか、その情報がどこに存在するのかすら分からない情報となっていきます。

情報共有。その目的、その意味合いにはなんら問題はありません。どしどし進めるべきでしょう。しかし、実際に情報共有を進める場合は、このような情報の深さのレベルにあった、それぞれの方法で進めない限り、共有は難しいでしょう。

第一段階:事実やデータの共有

企業内の出来事やイベント、企業業績に関するデータ。企業内の部署の状況や所属メンバー。これらの情報共有は、社内コミュニケーション・メディアを通じて行われることが多いでしょう。

社内コミュニケーション・メディアの調査報告書『社内誌白書』においても、社内広報の目的を聞いた設問の第一位は「社内の情報共有」となっています。これら第一段階の情報は、どこに存在するかは明白であり、その情報源から主管部所、例えば広報部などが的確に情報を取り出すことができれば、難なく情報提供、情報共有はできるでしょう。

しかし、どこに情報があるかは明白なのですが、その情報源が必ず提供してくれるかどうかが問題となることがあります。情報源が情報の取捨選択をしてしまう場合があるのです。社内報の世界では、情報源は「通信員」として存在します。各部署に通信員が任命され、所属部署のニュースを社内報編集部へ提供する役回りです。

「各部署のニュース」を送ってください。このような依頼をすると、その通信員にとってのニュース、その部署でのレアな出来事を選択して情報提供してしまうのです。実は、その部署にとっては普通の出来事が、他の部署にとってニュースとなる場合があるのです。

ですから、事実やデータについては、情報源には価値判断を交えずに淡々と情報提供してもらうことが必要となります。情報の取捨選択は、第一段階の情報を取りまとめて共有する主管部所に委ねることが大切です。