女性同士ではあたりまえでも、職場では損をしてしまう話し方があるのをご存知でしょうか。男性からも、論理的な女性からもマイナスに見られてしまう「もったいない伝え方」をしている女性は少なくありません。報告、提案、指示などをする場合、どんな点に注意すればいいのか。基本として知っておきたい3つのポイントをご紹介します。
 

ポイントその1:オブラートに包まずストレートにお願いする

自分の言動には責任を持ち、ストレートに爽やかに伝えましょう

自分の言動には責任を持ち、ストレートに爽やかに伝えましょう

女性同士では、相手の会話から状況を察するのはあたりまえ。直接「手伝って」と言われなくても、大変そうであれば手を差し伸べますし、辛そうであれば「どうしたの?」と声をかけあいます。

しかし職場では、婉曲な物言いや、察してもらうためのヒントのような発言では、相手に動いてもらえません。必要なことは、しっかり言葉にして伝えましょう。言い出しにくい内容でも、自分の言動に責任を持ち、丁寧にお願いすれば失礼にはなりません。

【事例】遅刻の多い社員を注意してほしい場合

 NG例:「課長、○○さん、今日も遅刻ですよ。最近、また増えてますよね。みんなも困っています。」

改善例:「○○さんの遅刻ですが、今週二度目ですので課長からもさりげなく注意していただけますか。」


言い出せずに我慢を重ねるタイプの女性もいますが、職場では問題解決のスキルも、正当な主張をするスキルも重要です。ついオブラートに包んだ言い方を選んでしまう人は「こうしてほしいけど、それに対して責任は取りたくない」という気持ちがないか考えてみるといいかも知れません。
 

ポイントその2:話す内容を事前にまとめ整理してから伝える

話す順番を事前に決めておく習慣はビジネスシーンであなたを守ってくれます

話す順番を事前に決めておく習慣はビジネスシーンであなたを守ってくれます

せっかくの意見が、とりとめのない話し方のせいで軽んじられてしまう。素晴らしい提案なのに、整理されていない伝え方のせいで、凡庸に感じられてしまう。ビジネスシーンでは女性らしい話し方がマイナスに働くことも少なくありません。

損をしないための対策としてマストなのは、話す内容を事前に整理してから伝えるというもの。まずは、結論から話し、その後に詳細を伝えるような構成にしてください。ポイントは3つにまとめるのがビジネスの定番で、それらしく聞こえます。

【事例】商品のカラー展開を増やす提案


NG例:「ものを選ぶ時って、やっぱりカラーがたくさんあったほうが楽しいし、もしかしたら両方ほしいってこともあるんです。私も同じ靴を色違いで買ったりしますし、きっとうちの商品もカラーを増やせばいいと思うんです。色だけなら費用もそんなにかからないんじゃないですか。ぜひ考えてみてください!」

改善例:「○○のカラー展開を現行の3色から7色に増やすことを提案します。そのメリットについて、選ぶ楽しさ、購入数の増加、費用対効果の3点からご説明いたします。まず選ぶ楽しさですが・・・」


どうしてもロジカルに話せないという人は、書面にまとめて提案するのもオススメ。事前に何度でも修正できますし、自分の考えも整理できるので、トレーニング効果も期待できます。女性は基本的に論理的に考えるのは苦手といわれますが、書くトレーニングだけでも目に見えて改善しますので試してみてください。
 

ポイントその3:納得しやすい材料を添えて伝える

女性なら感性で確信できることも、男性は根拠がほしい

女性なら感性で確信できることも、男性は根拠がほしい

和を大切にすること、人の意見も取り入れること。そう育った女性が、職場で意見を通すためにやりがちなのは「熱心に伝える」というもの。感情を込めてせつせつと訴えるというテクニックはプライベートでは有効なのですが、職場だと一蹴されてしまうことも少なくありません。

女性なら感性で確信できることも、職場では根拠が必要。推測や感想だけでなく、データ、前例など、職場の人たちが納得しやすい材料を用意するひと手間で、意見がグっと通りやすくなります。

【事例】A案ではなくB案にしてほしい

NG例:「B案は○○も××もすごく素晴らしいんです。費用がかかるといってもそれほどでもないし、長く使えばむしろおトクなんです。なんで部長がA案がいいと言っているかわかりません!」

改善例:「あえてA案を推されているのは何かお考えがあってのことだとは思いますが、A案とB案を比較した資料を作成しました。最終的な判断の参考に目を通していただけますか。ポイントだけお伝えしますと、○○と××の比較ではB案の優位が明らかです。一見コストがかかるように見えますが、7か月目からは利益が増え、3年ではA案とこれだけの差がでます。他部署での導入実績は2件ですが、いずれもいい結果を出しています。」


意見を変えるというのは、時に感情的な問題も絡みますので、相手が意見を変えやすい状況づくりも軽んじてはいけません。相手の意見を否定せずに、数字や実績で根拠を示せるというのがベストです。

こういった話し方は難しいと感じる人も多いと思います。しかし、ちょっとの手間で損を減らせる、一生モノのスキルですから、努力してみる価値はあるはずです。会社での評価は気にしないという人も、「若い人の意見は参考にならない」「意見じゃなくてワガママ(に聞こえる)」といった偏見を予防するためにも、ぜひ取り組んでみてください。

今回ご紹介したのは、職場で女性に気をつけてほしいポイントですが、社会人になりたての若い男性にもぜひ知っておいてほしい内容です。ビジネスパーソンらしい、話し方のコツとして意識してみてください。



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