メールのテンプレート
顧客対応の仕事をしている人は、メールのパターンをいくつか用意しているものです。クレームや問い合わせというのは、たいていパターンが決まっているからです。同様に私たちも、良く使う文面を保存し、それをコピペすることで、メール対応のスピードを上げることができます。
テンプレートを作るほど大量には処理していないという場合は、署名でテンプレートを入れておくと便利です。
たとえば次のような文章が署名で自動的に入る設定にしておけば、新規作成したときには冒頭と締めの言葉が既に入っていますから、本文を書くだけです。
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様
お世話になっております。
XYZ商事の午堂登紀雄です。←自分が相手より目下の場合、フルネームが好印象
早速のお返事ありがとうございます。
→ここに文章を打ち込むだけ
どうぞよろしくお願いいたします。
午堂登紀雄
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午堂登紀雄 Godo Tokio
株式会社XYZ商事
〒001-0001 東京都中央区1-2-3
TEL：03-1234-5678 FAX：03-8765-4321
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♪今日の良い出来事♪
電車の中でおばあさんに席を譲りました♪←朝イチのメールで署名欄を書き換えておく
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テンプレート化で気をつける必要があるのは、相手の名前です。
ただ単に過去のメールをコピペすると、前の人の名前をそのまま張り付けて送信してしまう、ということをやってしまいかねません。
これは相手に不愉快な印象を与えますので、要注意です。
また、これは私自身の経験と反省でもあるのですが、メールは返事が遅くなると、さらに文章作成に時間がかかります。
というのも、「お返事遅くなって申し訳ございません」という侘びの文章が冒頭に必要となり、書く量が増えるからです。
なので、メールを読んだらなるべく早めに返事するようにしたいものです。
といっても、なかなかできずに「遅くなって申し訳ございません」という冒頭文が多いのが私の欠点ですが・・・。
提案書のテンプレート
これも比較的ポピュラーな方法ですが、プレゼン資料や提案書などは、何パターンかのテンプレートを持っておくと便利です。たとえば営業の初回提案などは、内容を顧客に合わせて変えるだけでよいからです。先輩や同僚など他人が作ったものでも、良いものは使わせてもらい、自分流にアレンジしておくと、さらに応用が可能です。
私自身、外資系の経営コンサルティングファームに勤めていたとき、グローバルで共有されているプロジェクトのデータベースを活用していました。特に、自分が初めて取り組むテーマのときに重宝しました。
たとえば「バランススコアカードの導入」「カスタマー・リレーションシップ・マネジメント」といったプロジェクトのコンペに参加するとき、海外オフィスで当該テーマのプロジェクト実績があれば、検索するとその提案書が出てきます。それらには、メリットデメリット・前提条件・評価指標・導入手順・運用手順・他企業の事例が全部網羅されています。しかも、美しく図解されたチャートばかりなのです。
それをダウンロードし、英語を日本語にして、日本の商習慣やクライアントに合わせてちょっと修正するだけで、コンペ前のブリーフィング（コンペに参加する前の事前説明）で使える、かなり立派な提案書ができます。
それで浮いた時間を使って、クライアントが目指そうとしているゴールを理解し、クライアント企業に固有の問題点仮説、改善策仮説を洗っていくのです。
そういうテンプレートはないよ、という人は、一度じっくり時間をかけて作っておきましょう。最初は大変かもしれませんが、一度作ったら、あとあとまで使いまわしできますから、その後の作業がかなりスピードアップします。
