プレゼンチャートを超速で作る

私は講演やセミナーの機会が多いので、よくプレゼンチャートを作ります。同じようなテーマであれば、過去のものを組み合わせ、新規で作るページを最小限にしてスピードアップすることができます。

しかし、まったく新しいテーマで講演するときは、ゼロベースで作ることになります。それでも、90分の講演で使う約30枚のチャートなら、見直しも含めて2日程度で作ることができます。手順は以下の通りです。

1.講演で盛り込むべき内容(見出し)を箇条書きにする…1時間
2.見出しをタイトル欄に入れた白紙ページを最後まで作る…30分
3.見出しタイトルに合った内容を粗く書き込んでいく…5時間
4.話しやすく、聴衆も理解しやすい順番に入れ替える…30分
5.より詳細を書き加え、仕上げていく…5時間
6.1日寝かせる
7.頭の中で講演のイメージトレーニングをしながら再度見直して修正する…3時間

という感じです。

ポイントは、全体像を最初に作ってしまうという点です。
最初から論理構成を意識して、1枚1枚丁寧に作ろうとすると、当然ですが時間がかかります。すると、締め切りに間に合うかどうかが気になります。

時間がおしてくれば、とりあえず最後まで終わることが最優先となり、最後は「間に合わないからこれでいっか」とやっつけ仕事になりやすい。

そこで、とりあえず粗くても全体像を作り、簡単に中身を入れてしまうのです。各チャートのできばえはともかく、間に合うかどうかという不安からは解放されます。

そうすれば安心して中身のブラッシュアップに専念でき、推敲の時間も多く取れる、というわけです。

パクる

たとえば会議の招集がメールで来たとき、それが必要な情報をきちんと盛り込んだわかりやすメールだと感じたら、保存しておきましょう。
そして、自分が会議を召集する立場になったとき、それを上書きするだけですから、かなりの時間と労力が節約できます。
たとえば、

メール件名: ○○会議の連絡
日時
場所
議題
出席者
背景・事前情報
準備
担当者名と連絡先

といった項目だけを残し、内容だけを入れ替えればいいので、モレなくスピーディーに書くことができます。これはメールに限らず報告書やレポートなども同様に、先輩や上司が作った良い文章をいただいてしまいましょう。

パクるのは背景の考え方

事務文書であれば、骨格や構造をパクればよいのですが、セールスレターや商品パンフレット、会社案内などをパクるときは、「なぜそう書いているのか」を問いかけながら考えます。

たとえば私の会社ではよくセミナーや講演を開催していますが、告知文章を作るときは、他社のものも参考にすることがあります。「この表現いいな」「申し込みボタンをあちこちに配置するのもいいな」「この特典は魅力あるな」という感じで、パクれるものはパクります。

特にネット上には、他社の優れたセールスコピー、わかりやすい募集要項が溢れていますから、非常に参考になります。

といっても、文章やコピーをそのまま真似することではありません。それはただの盗作であり、著作権侵害です。

パクるのは、「なぜそういう内容を書いているのか」「なぜそういう表現なのか」「なぜこの要素が必要なのか」という、書き手の背景にある考え方です。

もちろん本人に聞くことはできませんから、正解はわかりません。
しかし、そうした発想の根源を行間から読み解くようにすれば、テーマが変わっても自在に文章の応用ができるようになります。
※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。