ありがちなメールの失敗をフォローするための善後策(2ページ目)

４）ファイルを添付し忘れた！

添付したつもりでそのまま送信。相手から「ファイルがないけど」と指摘されて、気づくというミス。じつは私も何度か経験しています。とにかく、指摘されたらすぐに対応。丁寧にお詫びして再送します。

また、データの容量にも注意。重いデータは圧縮したり、大量の画像等は大容量ファイル転送サービスを使って送りましょう。

用件とは全く関係ない画像やファイルを一方的に送りつけられるのも、人によっては迷惑という場合があったりします。「自分が見せたいか」という基準だけで判断するのではなく、「相手にとって見たい内容か」を考えてみる必要があります。

５）差出人に返信するつもりが全員に返信

メールをくれた相手に返信するつもりの内容を全員に一斉送信。たとえば、「D子さんの連絡先は～」と無断で第三者に知らせることは完全にマナー違反です。当事者のD子さんはもちろんですが、メールを見て不快に思う人もいるはず。

また、同時送信機能のCCとBCCの使い分けも念のためその都度確認を。CCでは送信先のアドレスが表示されますが、BCCでは非表示となります。もし、送る相手が全く面識のないお互いに知らない人同士のときはBCCで送ったほうが無難です。

プチ同窓会のお知らせメールをもらったE里さん。「F君が幹事なら行こうかな。でも、Gちゃんには会いたくないんだよね」とF君に返信。したつもりが全員に送信していて、もちろんGちゃんもその返事を受け取ってしまったそうです。気まずくてプチ同窓会には参加できなかったけど、F君とは２人で会うようになったとのこと。

ま、そんなハプニングもアリかもしれないですね。