PowerPointでプレゼン資料をファイルとして保存すると、自動的に作成日や会社名や氏名などの個人情報が「プロパティ」として一緒に保存されます。自分だけで使っているときには問題ありませんが、ファイルを第三者に渡すときには注意が必要です。

なぜなら、個人情報が相手に丸見えだからです。特に、他の人のファイルを元にしてプレゼン資料を作成したときには、作成者の氏名が元の作成者のままになっている場合もあります。これでは、自分がいちから作ったオリジナルの資料でないことを宣伝しているようなものです。

それを防ぐには、ファイルを保存する前に個人情報が含まれているかどうかをチェックし、必要に応じで削除しておきましょう。

2007では「ドキュメント検査」を実行

PowerPoint2007では、「ドキュメント検査」機能を使って個人情報のチェックと削除を同時に行えます。それには、「Officeボタン」から「配布準備」-「ドキュメント検査」の順番にクリックします。
個人情報を削除したいファイルを開いた様態で操作する

個人情報を削除したいファイルを開いた様態で操作する

「ドキュメント検査」ダイアログボックスで、「ドキュメントのプロパティと個人情報」のチェックボックスがオンになっていることを確認し、「検査」ボタンをクリックします。
個人情報だけをチェックするときは、他のチェックボックスをオフにしてもよい

個人情報だけをチェックするときは、他のチェックボックスをオフにしてもよい

他にもいくつかのチェック項目がありますが、「プレゼンテーションノート」のチェックボックスをオンにしておくと、ノートペインに自分用のメモを入力しているかどうかもあわせてチェックできて便利です。自分用のメモきが残ったまま、第三者にファイルを渡してしまうと、プレゼンの舞台裏が丸見えで恥ずかしい思いをすることになります。

しばらくすると、ドキュメント検査の結果が表示されます。以下の画面では、個人情報とノートが含まれていることを示しています。個人情報を削除するには、「ドキュメントのプロパティと個人情報」の「すべて削除」ボタンをクリックします。
あっという間にチェックが終了して検査結果が表示される

あっという間にチェックが終了して検査結果が表示される

これで、ファイルに含まれる個人情報を削除できました。同様の操作で、「プレゼンテーションノート」の「すべて削除」ボタンをクリックしてノートペインの内容を削除することもできますが、削除してしまった内容は元に戻りません(ドキュメント検査の実行直後であれば、「元に戻す」ボタンで戻ります)。自分用にノートペインの内容を残しておきたいときは、ノートペインのあるファイルと削除したファイルに別の名前を付けて保存しておくといいでしょう。

最後に「閉じる」ボタンをクリックすると、ドキュメント検査は終了です。この後で、ファイルに名前を付けて保存し、このファイルをメールなどに添付して第三者に送ります。
個人情報を削除できた状態で、ファイルを保存すればOKだ

個人情報を削除できた状態で、ファイルを保存すればOKだ