ビジネスメールの作法　基本マナー2

インターネットの利便を賢く利用しよう

フリーでライターを始め3年目のSさん。ある日、メールが原因でクライアントに怒られてしまいました。トラブルの元となったのは、Sさんのメールマナーにあった様子。クライアントに、何の説明も書かずに添付ファイルをつけてメールを送ったようです。

「挨拶文は書いたのですが、添付ファイルについて何の説明も書いていませんでした。知人や友人なら『読んでね』という意味で認識してもらえると思うのですが、得意先にしたら『何だこれ？』と思いますよね。反省しています。」

あなたも、「メールだから」と甘えがでてしまっていることはありませんか？もう一度、最近のメールマナーの常識を踏まえ、メールにおいてのビジネスマナーについて基本を再確認してみましょう。

基本マナー.1
・案件名を変えない　～履歴を残そう
・メインメールとフリーメールの使い分け

基本マナー.2（随時掲載予定）
・署名を設定しよう
・テキスト形式メールとHTML形式メール
・添付データの送付

案件名を変えない　～履歴を残そう

「履歴を残す」とは、相手が書いたメール内容を残しながら、返信メールを書くということです。これは案件、時間、内容、送り主を双方ともに把握するために、大切なことです。

数あるメールについて、それぞれに詳細な内容まで覚えていることは難しいことです。履歴を残しておくと、以前のメールを開けてみる無駄もなくなり、作業が効率化されます。

また、案件名を変えないこともポイント。案件名を変えないことで、メールソフトの受信フォルダを整理しやすかったり、何の仕事の件なのかが一目瞭然です。

例）クライアントより　「件名：桜特集コラムについて」
返信「件名：Re桜特集コラムについて」

件名を変えてしまうと、

例）クライアントより　「件名：桜特集コラムについて」
返信「件名：コラム執筆について」

というように、内容がわかりづらくなります。同じ文字にしておくことも、メールソフトのフォルダのソートがかけやすくなるため大切です。


本当に必要なメールだけを読みたいときは