Excelのヘッダーとフッターを活用しよう

 

ヘッダー・フッターとは

ワークシートの印刷が複数ページになるとき、各ページに共通して日付などを印刷したい場合があります。そんなときに便利なのが「ヘッダー・フッター」です。ヘッダーを設定すると「ページの上部」、フッターを設定すると「ページの下部」に、共通の内容を印刷することができます。ヘッダー・フッターを変更すると、その内容が全ページに反映される点も大きな魅力といえるでしょう。

 

フッターを設定してみよう

ここでは、フッターの中央部分に「ページ数」を設定してみましょう。「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループの右下のボタンをクリックします。
もし、「ファイル」タブ→「印刷」をクリックして印刷のBackstageビューを表示している場合は、画面下中央の左寄りにある「ページ設定」をクリックすると、「ページ設定」ダイアログボックスを表示できます。
Excel 2003以前の場合は、「ページ設定」ダイアログボックスを表示するには、「ファイル」メニュー→「ページ設定」をクリックしてください。

表示された「ページ設定」ダイアログボックスの「 ヘッダー/フッター」タブで、「フッターの編集」ボタンをクリックします。  
表示された「フッター」ダイアログボックスで「中央部」のボックス内をクリックし、左から2番目のボタンをクリックします。  
「中央部」に「&[ページ番号]」と表示されたことを確認して、「OK」ボタンをクリックします。  
「ページ設定」ダイアログボックスのプレビューで、フッターにページ番号が表示されていることを確認して「OK」ボタンをクリックします。

これで、ワークシートを印刷すると、ページの下部にページ番号が印刷されるようになりました。なお、ヘッダー・フッターは「ワークシート単位」で設定します。もし、ブック内のすべてのワークシートのフッターにページ番号を印刷したい場合は、各ワークシートのフッターを設定する必要があります。

 

ヘッダー・フッターに設定できるその他の内容

ここでは、フッターを設定しましたが、ヘッダーを設定する場合も、同じ画面で設定できます。ヘッダー・フッターには、ページ数のほか、下図のような内容を設定できます。

さらに、各ボックスには文字を直接入力できるので、印刷したい文字を自由に設定することも可能です。

左端のボタンをクリックすると、「フォントの設定」ダイアログボックスが表示され、ヘッダー・フッターに設定した文字のフォントを設定できます。  

オススメのヘッダー・フッター設定

それでは、定番ともいえるオススメのヘッダー・フッターの設定を4つ紹介しましょう。1つめは、中央のフッターにページ数に総ページ数も印刷する設定です。すべてのワークシートに設定しておくと、ブック全体の印刷ページ数が総ページ数となるので大変便利です。

2つめは、右側のヘッダーに「印刷した日付」と「作成者の名前」を印刷する設定です。印刷した日付が自動的に入力されるので、今日の日付をいちいち確認する必要がなくて便利です。なお、作成者の名前は直接入力します。改行は、日付の設定の末尾にカーソルをおいてEnterキーを押してください。

3つめは、右側のフッターに「ブック名」と「シート名」を印刷する設定です。印刷したあと、「この印刷物の元のブックやワークシートはどれだろう？」と探す必要がなくなるオススメの設定です。改行するには、「&[ファイル名]」の末尾でEnterキーを押してください。

4つめは、右側のヘッダーに「会社のロゴ」などの画像を印刷する設定です。「自社で作成した資料であること」などを表す場合などに便利です。右から2番目のボタンをクリックすると、「図の挿入」ダイアログボックスが表示されるので、ロゴデータを指定して「挿入」ボタン（Excel 2007以降では「開く」ボタン）をクリックします。なお、画像はそのままの大きさで印刷されます。ヘッダー・フッター印刷用の小さいサイズのロゴデータを準備しておくとよいでしょう。    

ヘッダー・フッターの印刷位置を調整する

ヘッダー・フッターの印刷位置は、「ページ設定」ダイアログボックスの「余白」タブで設定します。ヘッダーの数値を大きくすると、ヘッダーの印刷位置が下側へ、フッターの数値を大きくするとフッターの印刷位置が上側へ調整されます。

印刷内容の余白とヘッダー・フッターの余白の関係は下図のとおりです。

上図からわかるとおり、ヘッダー・フッターの余白が、印刷内容の余白より大きくなると、印刷がかぶってしまうので注意してください。
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