PowerPointの便利で楽しい使い方を紹介する「PowerPointの使い方」の第1回目は、PowerPointがどんなソフトで、どんなことができるのかを見ていきましょう。

プレゼンテーションとは

最初に、「プレゼンテーション」の定義を確認しておきましょう。

プレゼンとは、「限られた時間で必要な情報を正確に伝達し、相手を説得させる行動」のことです。自分の考えを話す講演会や資料の完成度を発表する品評会とは違い、最終的に相手を説得し、「契約を結びたい」「この商品を購入したい」といった行動を起こさせることが目的です。

プレゼンテーションは双方向のコミュニケーション。


プレゼンテーション成功のカギ

では、プレゼンテーションを成功させるには、何を準備すればよいのでしょうか。大きく分けると以下の2つが考えられます。どちらか一方では不十分。2つ揃ってはじめてプレゼンテーションを成功へ導けるのです。

(1)わかりやすい資料
人間は、耳から聞く情報よりも目から受け取る情報のほうが何倍も記憶に残ると言われています。プレゼンテーションでも、発表者が口頭で説明するだけでなく、それを補う資料があると、聞き手は耳と目の両方から情報を受け取ることができるのです。
ただし、どんな資料でもよいというわけではりません。聞き手が必要としている情報を整理してわかりやすく伝えられる資料であることが重要です。

(2)発表技術
どれだけ素晴らしい内容の資料でも、それを説明する人の態度がおどおどしていたり、反対に横柄だったりすると、プレゼンテーションが失敗する可能性が大きくなります。発表者として心がけておきたい服装、態度、立ち居振る舞い、話し方がありますが、最初から上手に人前で話すのはなかなか難しいかもしれません。ただ、プレゼンテーションにかける熱い思いや真剣さは、必ず聞き手に伝わります。

>続いて、PowerPointで何ができるかを紹介します。