受注集計表で数式を修正した意味

エクセルで自動集計(SUMIF関数の活用)」の「SUMIF関数による数式の作成(後半)」で、作成した数式をINDIRECT関数を使って修正し、セルの記述を6カ所修正しました。実は、これらの修正のうち、INDIRECT関数の引数の記述で「絶対参照」を、セル記述の修正で「複合参照」を利用していました。

■INDIRECT関数の引数の記述
INDIRECT関数の引数の記述で、A列全体を表す「A:A」を「$A:$A」としていました。ここで、列番号の前に「$」を記述することで「絶対参照」を利用しています(「$D:$D」の記述も同様です)。この記述によって、「受注集計シート」上で関数をオートフィルでコピーしても、「提出日付」列、「合計金額」列への参照は固定されます。



■セル記述の修正(その1)
INDIRECT関数の「A3」を「$A3」に修正しました。



これは、「営業名」が入力されているセル範囲の「列位置のみ」を固定する複合参照です。これで、オートフィルで関数をコピーしたときに、営業名が入力されているA列への参照が固定されます。また、行ごとの各営業名への参照は、5行目なら「岩瀬」、7行目なら「立川」といったように、コピー元のセルの位置関係が保たれています。



■セル記述の修正(その2)
SUMIF関数の引数「検索条件」部分で、「C2」「B2」を「C$2」「B$2」と修正しました。



これは、日付が入力されている見出しの「行位置のみ」を固定する複合参照です。これで、オートフィルで関数をコピーしたときに、日付が入力されている2行目への参照が固定されます。各列の日付への参照は、B列なら「B列とC列」、D列なら「D列とE列」といったように、コピー元のセルの位置関係が保たれています。



2回に分けて解説して参りました「オートフィルのための数式作成」、いかがでしたでしょうか。表見出しのデータを上手に利用したり、関数が参照する列位置や行位置を固定したりすることによって、作成する数式は「1つだけ」、その他のセルへの入力は「オートフィルで行う」、といった効率的な作業を実現できます。

こういった工夫をしなくても、数式を地道に入力することで、同じ結果を得ることはできます。しかし、例えば、「営業名が変わった」「来年分の受注集計表を作成したい」といった場合、1つ1つの数式を地道に修正する必要がありますし、修正ミスをおこす危険もあります。逆に、こういった工夫を施しておけば、列見出しや行見出しを修正するだけで済んでしまいます。

数式を入力する際は、ぜひ「オートフィルを使って効率的に入力できるか?」といった視点を持って頂きたいと思います。

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