この記事では、御見積書データがたくさん作成された場合を想定し、増えてきた御見積書データを管理する便利な機能をご紹介します。

御見積書データを作成しよう

これまで、以下の記事で御見積書の作成方法をご紹介してきました。
エクセルで作る御見積書の作成例
エクセルで見積書の作成(計算式の追加)
エクセルで見積書の作成(VLOOKUP関数の導入)
ワークシートを保護しよう!

ここでは、これらの記事で作成してきた御見積書に、御見積書No(通し番号)を記入する「No」という項目を追加して解説を進めます。

作成した御見積書


さて。この御見積書を雛形として利用すれば、たくさんの御見積書データを簡単に作成できます。御見積書データを作成する手順は次の通りです。

(1)作成した「御見積書.xls」を開きます。



(2)「御見積書No」「提出先名」「件名」「提出日付」などの基本項目を入力します。
※「Tab」キーを押して入力セルだけをたどれるようになっています。



(3)見積明細欄の「商品No」と「数量」を入力します。各見積商品の金額、全体の合計金額などは、自動的に計算されます。



(4)「ファイル」メニュー→「名前を付けて保存」でブックを保存します。ブックの名前には、何の見積なのか判別しやすいものや、作成した御見積書ごとに一意であるもの(御見積書Noなど)を指定します(ここでは「御見積書No」をブック名としています)。



御見積書データを管理するには

上記のように作成した御見積書データは、日々増えていきます。



問題は、これらの作成した御見積書データをどのように管理するか?という点です。いくつかのフォルダを作成して、ブックを分類する方もいらっしゃるでしょう。



もしかしたら、御見積書データごとにブックを作成せずに、作成した御見積書データをひとつのブックにまとめて管理する、つまり、ひとつのブックで複数のシートを管理する、という方もいらっしゃるかもしれません。この方法なら、ブック単位で得意先ごとに分類する、といった管理もできますし、ディスク容量の節約にもなります。



しかし、私としては、次のような点から、ブック単位での管理をオススメします。

  1. ひとつのブックに作成できるシート数には限度があります。
    ※その限度枚数は、使用しているパソコンのメモリ容量により異なります。
  2. ブック単位で作成すれば、ブック名(つまりファイル名)で御見積書データを検索できます。
ということで、フォルダを利用してブックを分類する管理方法をオススメしたいのですが、これだけでは、いまひとつ便利とはいえません。なぜなら、御見積書データの内容を確認するには、いちいちブックを開く必要があるからです。

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