ビジネス年賀メールの送り方とは
インターネットのサービスが年毎に便利になってきました。個人と個人をつなぐSNSやブログが広がったことも、ネットが身近になった証拠ですね。年賀状についても、葉書を郵送せずに電子メールにてご挨拶をするというケースも増えてきました。せっかくならば、賢く利用したいもの。それでは、ガイドと一緒に上手な送り方について考えてみましょう。
ビジネス年賀メールの喜ばれる送り方
年賀の挨拶だって営業ツールの一つ。気を抜かずに活用しよう
まず、一番に大切なのは、送ろうとしている相手がパソコン上でのご挨拶となる「年賀メール」を受け入れてくれるかどうか、を見極めることです。そもそも年賀状というのは、「新年のご挨拶」を送るものであり、相手に不快感を与えるものではありません。また、基本的にはメールではなく、訪問もしくは年賀状というのが通常のマナーとされています。
【不快感の理由としては…】
○昨年まで年賀状だったのに、今年はメール。自分との関係を軽く思われてしまったのかな。
○年賀ハガキ代、ケチられたのかな…。
○メールはあくまでも仕事で必要だから使っているだけのこと。お正月くらいパソコンから離れていたい。
○テキスト形式のメールならともかく、HTML形式や画像を添付してくるなんて迷惑かも。
○BCCで送られてきてる。これって全員一斉ってこと？
○まだ12月なのに…、おめでとうって言われても。
といったことがあげられます。
単純に、これまで年賀ハガキできていたのに、急にメールになってしまったことで、相手が淋しい気持になってしまい、不快感を抱いてしまう場合もあるかもしれません。せっかく気持を込めて送っても、不快に思われてしまっては意味がありません。
間違いなく年賀メールを送ってもいい相手としては、
○相手からも年賀メールやグリーティングメールをいただいたことがある
○実際にあったことがなく、ネッ上のみのおつきあい
の方があげられます。
相手への配慮を考えると、ビジネスでの得意先や仕事仲間には、「今年は年賀状をメールにしてみようと思っています」など、事前に告知することが良いかもしれません。
年賀状をメールで送るメリットとは？
仕事はもちろん、掃除に洗濯、買物、旅行と大忙しの年末。年賀メールは時間節約になる？！
自分自身で「なぜ今年は年賀メールを送るのか」そのメリットについて考えておくべきでしょう。もちろん、難しく考える必要はありません。
例えば、
○年賀ハガキ代を節約したい
○年賀状を書く時間がない
○自分の作品を相手にみて欲しい
◎沢山の情報を相手に伝えたい
◎ホームページやブログを相手に教えたい
など、いろいろな理由があるはずです。ガイドが考えるところ、「◎」マークでご紹介した理由を持つ方は、電子メールの特性を活かしているので、非常に効果的だと考えられます。限られた大きさを持つ年賀ハガキ一杯に、自分の案内文を書くわけにはいきません。またリンクについても、瞬時に表示されるメールの方が断然便利です。
書く時間の節約なのですが、これは人によって様々なご意見があると思います。ガイドに限っていうと、年賀状をやりとりさせていただいている方の情報をデータにしているので、ハガキを設定し印刷を押すとあとはプリンタにおまかせの状態。メールを個々それぞれに設定することを考えれば、時間についてはあまり変わらない気もしますがいかがでしょう。
ビジネスでの年賀メールはタイミングが大切。読まれる時間を考える
年賀郵便が元旦、もしくはお正月に必ず届くのに対し、年賀メールは自分で送る日時を設定（もしくは送信）しなければいけません。このタイミングも、送る相手によって考慮することが大切。例えば、○SOHOで自宅で仕事をしている方 → 元旦
○社員の方。メールアドレスも会社用 → 12月28日もしくは、1月3日
というように、相手がメールを受信すると予想がつく日時にあわせて設定をしましょう。12月中に送信するときは、新年になる前に相手が読む可能性も考えられるので配慮の一言も必要。
「12月28日なのですが、本日が仕事納めと伺いメールを送信させていただきました。」
など、一文を付け加えるだけでも印象が変わってくるのではないでしょうか。
ビジネス年賀メールを快適に読んでもらうために
最後に気をつけなければいけないこととして、相手にとって「迷惑メール」にならないようにすることです。【迷惑メールと認識されないために】
○件名にこだわる「【年賀メール】/宮田」など、誰から発信されたのか、迷惑メールやスパムメールではないということが、件名からすぐにわかるように工夫しましょう。
○いつも使用しているメールアドレスから送る。
○画像を添付する場合は重くならないよう心がける。HTML形式メールを送信する場合も同様です。
SOHOや在宅ワーカーの場合、年賀のご挨拶から仕事が生まれるケースも多くあります。低コストで、気軽に送信できるメールの特徴を活かし、新年度のビジネスチャンスに結び付けられたらいいですね。
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