さて、あとは大掃除を残すのみ……
12月もいよいよ終盤ですね。『仕事納め』という希望を胸に、なんとか仕事を頑張っている方々もいらっしゃるのではないでしょうか？でも、『仕事納め』の前にはイベントがありましたよね。『忘年会』もそうですが、それよりも大変なもの、そう、『大掃除』です。
「経理の仕事」にもパソコンが入り込んでしばらく経ちますが、机の周りを見回せば、領収証や請求書、納品書に決算書、タイムリーなところでは扶養控除等申告書など、紙ベースの書類が溢れているはず。
「経理の仕事」に携わる方々は、これを片付けないことには『大掃除』が終了せず、スッキリとした気持ちで『仕事納め』に臨むことは出来ないはずです。
今回は、そんな経理周りの書類の大掃除にまつわる注意事項などを、ご紹介していきます。
一番困る書類の『捨て時』
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| 「もう、必要ない」なんて自分で考えても、他人にとっては重要な書類もあったりします。 経理の書類は、特に気をつけて！ |
でも、経理周りの書類はおいそれとは処分することはできません。
それは、一定期間内、株主の求めに応じて帳簿を開示する必要があったり、税務調査の際の証拠資料として備えるために保管しておく必要があるからです。
■ 経理書類は最低『７年』 財務諸表等は『１０年』保管
経理周りの書類の保管に関する法律は、具体的には会社法や税法等で決められています。
経理関係の書類は税法に定められているものが多いのですが、これによるとその多くに７年間の保管が義務付けられています。
中でも、財務諸表等になってくると、なんと！会社法により１０年間の保管が必要と取り決められています（※）。
これらの期間、書類の保管を怠って処分などしてしまうと、税務調査で不利な調査の結果を迎えることとなったり、株主に訴えられたりする可能性がある、ということです。
帳簿書類は、経理関連の証拠書類です。
「うっかり、捨ててしまいました……」では済まされない結果を招くこともあるのです。
※ 書類の保管期限はそれぞれ７年、１０年とご紹介しましたが、それは「いつから数えて」でしょうか？
税法に期限が定められている書類については「事業年度終了日の翌日から２ヶ月を経過した日」（つまり、申告書の提出期限ですね）から起算して、会社法に定める書類については「帳簿閉鎖時から」起算して、それぞれの期間保管しないといけないと定められている場合がほとんどです（例外もあります）。
