千円単位の資料作成-タテヨコか数値か？-

記事、3,000千円ってどう読むの？でも書きましたが、会社で使う資料は、「千円単位」で作成することが多いです。
とはいえ、元々のデータは、円単位。
切り上げか、切捨てか、四捨五入か…。どのように千円単位に換算するかは、なんらかの決まりや指示があると思いますが、もうひとつ気をつけておきたいことがあります。

こちらのデータを見て下さい。

円単位		千円単位
	→

百円単位を四捨五入した「千円単位」の数値…。売上高の合計が一桁違ってますよね。

電卓を入れていただければわかりますが、個々の式は間違っていません。
でも、報告を受けた上司はびっくりする…かもしれません。

「今月売上1億いったハズじゃない！どういうこと！」

…たった28円で大台に乗った、とはいえ、1億は1億。
「四捨五入して合計したら下がっちゃうんです」というワケにはいかないですよね…。

売上高が下るなんてダメ！それなら、今回の例でいえば、
円単位の資料では合計式が入っているセルにも、千円単位の方では、合計式ではなく、各社同様、四捨五入の式を入れておく方が良いということになりますね。

ですが、数値を生かした場合、この資料だけ見ると、計算が合わない、ということになります。「タテヨコが一致していない！」と言われるかも。
どっちにすればいいのか…。

ちなみに、会計ソフトなど、単位を変えて表示できるもので試してみると、単位を千円や、百万円に変えた場合、個々の数値を生かし、合計や差引の式は無視されることが多いようです。
やはり、「売上高」や「経常利益」などの重要な数値が、単位を変えることで変わってしまうというのは困るのです…。

とはいえ、事務担当者が資料作成を依頼される場合、その資料の持つ「意味」や、その資料の用途を説明されない場合も多い。
経理知識がなくても、資料作成を担当している場合もありますよね。

タテヨコの計算と、個々の数値…どちらが重要なのか…。

「この資料千円単位にして」と指示された時は、あらかじめ確認してから取り掛かる方がいいでしょう。

■エクセルでの資料作成に役立つ

合計のやり方は?≫SUM関数で合計一発表示！(パソコンスキルの初歩・資格/ガイド記事)
　　　　　　　　　　　　　エクセルの関数って何?(Excelの使い方/ガイド記事)

桁区切りの入れ方は？≫3,000千円ってどう読むの？桁区切りと単位(一般事務の仕事/ガイド記事)

四捨五入のやり方は？≫四捨五入はROUND関数で！(パソコンスキルの初歩・資格/ガイド記事)