OK?NG?あなたはどう思う？
人によってＯＫとNGが分かれがちな例を2つあげてみます。あなたはどっちですか？
ケース1「ビジネスメールに顔文字ってどうよ？」
| Ａさんの意見 |
「取引先で、よくメールをやり取りする方がいるのですが、文面に顔文字が多くて閉口しています…。(^_^)vとか、(T_T)とか、他にも私には意味不明のものが…。ヘッダーも♪とか☆とかで囲んであって目がチカチカする。マトモな会社なの？」 |
片やこういう意見も！ |
| Ｂさんの意見 |
「仕訳を間違えてたようで、本社からミスを指摘するメールが来ました。 『今回はこちらで直しておきましたので、来月は気をつけて下さいね(^_^)』とあったので、ずいぶん気持ちが楽になりました。 (^_^)が無かったら、すごく怒られてるようで怖かったと思います」 |
適度に使えばＢさんのように良い印象を与えられる絵文字ですが、ビジネスシーンでは不快に思われる方多いです。意味がわからず字バケと勘違いされることもありますよ。使わない方が無難。
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少なくとも、 ・社外の人 ・自分より目上の人 への最初のメールには使わないように。 とはいえ、使った方が伝えやすいなぁ、と思うこともありますよね…。相手がしょっちゅう絵文字を入れてくる方なら、相手が使っているものと同じ絵文字だけ、適当に入れてみる、という程度ならOKかもしれません。  ビジネスメールの書き方・マナー |
| 絵文字の使用は基本NG |
ケース2「ＦＡＸに送付状はいる？いらない？」
| Ｃさんの意見 |
「請求書がなかなか届かないので、取引先にＦＡＸしてもらうように頼んだのですが、いくら待っても届きません。 問い合わせてみたら、『もう送った』とのこと。でも届いてないので調べてみたら、隣の部の人が自分宛に届いたＦＡＸと一緒にファイルしていたことが判明。 それはこちらが悪いけど、送付状付けないなんて非常識だと思いませんか？誰宛に来たＦＡＸかわからないじゃないですか」 |
片やこういう意見も！ |
| Ｄさんの意見 |
「たった1枚納品書をＦＡＸしてくる時も、送付状が必ず付いてきます。定型文にたった一行『納品書』って書いてあるだけだから、裏紙入れ直行だし、紙がもったいないです。以前電話で話す機会があった時、『ＦＡＸはすぐ側にあるので送付状はいりません』と言ったのに…」 |
「ＦＡＸを送る時は送付状をつける」マナーとしてこれは外せません。ＦＡＸはフロアに1台等、複数で共有しているものですから、Ｃさんのようなトラブルの原因になりかねないからです。
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ですが、それは押さえた上で、ＦＡＸは郵便と違って、紙や、1枚当たりの保守料金等、送り先の経費を使う通信手段であることを意識しておく必要はあります。無駄に枚数を増やさないよう心がけましょう。 無駄に資源を使わない、という点で、Ｄさんのように考える方もいますので、先方から要望があれば、基本のマナーにとらわれず、対応することがOKになることもアリです。 |
| ＦＡＸ送付状は、WORDのテンプレートでも簡単に作れます |
ケースバイケースが求められるシーンが増えてきた
考えてみれば、私が事務を始めた頃は、電子メールなんてなかったし、また、リサイクルやエコロジー、個人情報保護なんて言葉も一般的ではありませんでした。
なので、昔のマナー本で対応できない事例はあって当然ですし、ケースバイケースが求められるシーンが増えてきたように思います。
どう対処すればいいかは、OKだと思えたことは取り入れ、NGだったことは止める…他はないのかもしれませんが、基本しっかりできていれば、いろんなシーンで応用が利きやすくなります。
基本のマナーをしっかりチェックする他、まずは就業規則や服務規程、業務マニュアル等を、隅々まで読んでみることをオススメします。
