まず、表題を「退職願」（または「退職届」）とし、行空けて次の行の下に「私こと」もしくは「私は」としてから本文を書き出します。これは、会社に対する謙譲の意味を表します。以下、退職の理由、退職を希望する月日を続けますが、退職理由については、「一身上の都合により」とします。退職理由については、いろいろとプライバシーにかかわることもありますので、記録に残る文書としては詳細を問わず、説明を求められたときに口頭ですませればいいわけです。
石原元大臣は、藤井元総裁から辞表の退職理由をどう書けばいいかと求められた際、「一身上の都合でいいですよ」と答えたとインタビューで話していましたが、これも、この流儀に則ったものといえますね。
退職日については、退職願であれば自分が希望する日付に、退職届であれば２週間後、もしくは就業規則に則った日付にします。ただ、退職願であっても、一方的に希望日を伝えてそのまま承認されることはまずありませんので、就業規則に則って決めるか、事前に上司と相談のうえ、残務整理に要する期間などを考慮して決め、その日付を記入するようにしましょう。
文末は、退職願であれば「お願い申し上げます」、退職届であれば「お届けいたします」とします。
本文の次に、この文書を提出する日付を入れ、次の行には自分の所属、名前を書いて、名前の下に印鑑を押します。さらに、１行を空けて次の行に会社名、その次の行に会社の代表者の氏名を書いて完成です。
●退職願は誰に出すの？
退職願の宛先は代表者ですが、提出する相手は職場の上長です。一般的には、課に所属する人は課長、支店などに勤務する人は支店長となります。
判断が難しいのは出向中の人の場合です。在籍出向の場合は、社員としての身分は出向元にありますので、出向元に退職の意思表示をし、出向元の退職規定に従って手続きを進めるという形をとることになりますが、だからといって、出向元との間で勝手に手続きを進めるというわけにはいきません。
そこで、手順として、あなたが退職することで生じる問題等について、出向元と出向先の間で調整を図ってもらう必要があります。出向先の上司に退職の意思表示をすれば、出向先から出向元に通知されることになりますから、退職願を書く前に、まずは、出向先の上司に相談することから始めるべきでしょう。
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