スケジュール上に時間を確保する
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| 「自分との約束」もスケジュールに記載しよう |
自分が取り組むべきタスクをすべて洗い出して、重要・緊急マトリクスに分類できたら、次にやるべきことは、それぞれのタスクのための時間を、スケジュール上に確保することです。
手帳を使っている人も、パソコンのグループウェアを使っている人も、スケジュールというと、会議や外出などの「他人との約束」のみを記載している人が多いと思います。しかし、スケジュール管理を巧みにするには、「自分との約束」、すなわち自分の仕事予定をもスケジュールに記載することをお勧めします。
分類されたそれぞれのタスクについて、いつ、どのくらいの時間をかけて取り組むか決めましょう。そして、スケジュールに記載します。その時に注意すべき点は以下の3つです。
・タスク分類(１)⇒(２)⇒(３)⇒(４)の順番で時間を確保する
・時間のかかるタスクから、時間枠を確保する
・予め決めた時間内に終わるようにする
重要なのは３つ目の、「予め決めた時間内に終わるようにする」ということです。時間内に終わらせようと努力することで、時間を決めずにだらだらと仕事をしている時より、ずっと効率的に仕事ができるようになります。これが、デキるビジネスパーソンとの違いといっても過言ではありません。
タスク管理・スケジュール管理は始業前に
最後に、一つだけ注意事項を申し上げましょう。タスク管理・スケジュール管理は、仕事を効率的に進めるための強力なツールですが、仕事そのものではありません。ですから、タスクの洗い出し・分類・スケジュールへの書き込みといった作業は、始業前に済ませておくべきです。通勤途中の電車の中で考えるのもいいですし、他の人より少し早めに出勤して整理しておくのもよいでしょう。タスク管理・スケジュール管理を済ませておくことで、始業開始とともに、効率よく仕事を進めることができるのです。
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