A4サイズのノートがおすすめ
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| 手帳に書き留めると、必要事項だけしか書けない |
ノートを何に取るかといった際に、「ノート」「手帳」「レポート用紙」「ルーズリーフ」など、様々な手段が考えられますが、私としては「ノート」、それも出来れば「A4サイズ」に取ることをお勧めします。
手帳は、「要点だけを書き留める」なら十分なのですが、「不測の事態に備える」ほど全てを記述するにはページが少なすぎます。「レポート用紙」は大量に記述できるという意味では悪くはありませんが、1枚1枚がバラバラになってしまうために紛失しやすく、後で見返す時にどこにいったかわからなくなりがちです。「ルーズリーフ」は大量に記述出来ますし、バインド出来るので紛失することもありませんが、持ち運びする時に結構かさばります。
そう考えた場合、やはり便利なのは「ノート」である……というのが私の持論です。それも、大きめのA4サイズであれば、大きくノートを取ることが出来ますし、後で誰かにコピーをする際にも、等倍でコピーすれば、他の書類と同じA4サイズとなって便利です。
ノートは日付を入れて、通し番号で準備する
ノートを準備する際に、例えば「××プロジェクト関連」「○○チーム関連」といった形で、「目的別」に準備をしたり、「A社様関連」「B社様関連」といった形で、「顧客別」に準備したりする方法もありますが、私としては「No.5 2006年9月～」といった形で、「日付を入れて、通し番号で準備する」ことをお勧めします。というのは、「目的別」や「顧客別」に分けると、確かに整理されて見やすくはなるのですが、ノートの冊数が多くなりすぎて、「どの会議に、どのノートを持っていくのか」がわからなくなってくるからです。例えば「午後からは××プロジェクト関連の打ち合わせがあり、その後A社を訪問をして直帰し、翌朝は出先で○○チーム関連の打ち合わせ、その後B社を訪問」といったスケジュールであれば、4冊のノートを持ち歩くことになります。そうすると「必要なノートを忘れたので、とりあえずレポート用紙に書いておこう」となってしまったりして、書いた用紙を紛失してしまい、後で困りかねません。
通し番号を付けて、常に1冊のノートを持ち歩くようにしておけば、確実にそのノートに記録することが出来ます。またその際、「何年何月～」という日付を入れておけば、何ヶ月か経ってから見直す場合にも「確か、あのお客様と話をしていたのはあの頃だ」「あのプロジェクトをやっていたのは、あの頃だ」という感じに、確実にノートを見返すことが出来るのです。
また会議のノートを取る際には、必ず日付に加えて、参加者全員の名前を書いておきましょう。これも、後になって「いつ、誰が参加していたか」が重要になってくる場合があるためです。例えば「以前に説明をした場合に、その人は同席していたか」がわからないと、同じ説明を二度繰り返してしまうことになります。「そんなこと、当たり前だ」と思われるかもしれませんが、会議が連続する場合など、たまに忘れてしまうことがあるので、必ず会議が始まった時点でノートに書くようにしましょう。
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