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好印象のビジネスメール挨拶文・宛名

仕事を得るためのメールとは、具体的にどんなものでしょうか? 今回は初めて送るビジネスメールの本文に、挨拶文などの書かねばならない事と書いてはならない事をズバリ紹介します。

執筆者:美縞 ゆみ子

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歴史が浅い電子メールには、手紙のようなルールはまだ確立されていません。が、ビジネスの場ではある程度の“常識”が求められます。今回は基本的なビジネスメールの形を紹介しましょう。

●前文(宛名と挨拶)

メールの本文の一番最初に来るのは、相手の名前です。会社名や部署名、相手の肩書きが分かれば入れておきます。もちろん「様」付きです。

いろは株式会社営業部部長 山田太郎様

一行空けて簡単な挨拶文を入れます。

初めてメールを出す先なら→突然のメールで失礼いたします。
二度目以降なら→いつもお世話になります。

一緒に仕事をしている間柄であれば、相手の労をねぎらう意味である「お疲れさまです」という一文も有効です。ただし「ご苦労さまです」は私は使いません。これは目下の人に対する言葉であるとか。メールを受け取る相手がいくら社内でのポジションが低くても、SOHOワーカーにとってはクライアントに変わりありません。取引先に対して「ご苦労」では失礼にあたると考えています。

またここで「謹啓 初冬の候、御社におきましては益々のご繁栄の段、心からお慶び申し上げます」を入れたい! という人がいるかもしれません。これはビジネス手紙の常套句ですが、相手が社長クラス、団体やグループの代表者である場合、たまに使うことがあります。私もこの常套句ではじまったメールを受け取ったことが何度かありますが、いずれも相手の会社のトップレベルの方で、ビジネス成立時の挨拶メールでのことでした。現場の細々した打ち合わせは担当者としますので、ホントに初回取引の“儀礼的挨拶”なのです。このメールに対しては、私の方も「謹啓」からはじめるビジネス手紙の定型を取りました。もらったメールに対する返信では、挨拶文も相手のテンションに合わせておけば無難です。

さて挨拶文の次には、とっても大事なことを書きます。
それは・・・

更新日:2002年11月25日

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