【SOHOで働く】ビジネスメールの作法（2）　適切な改行と適切な署名

メールの書き方については手紙のような確固としたルールがありません。それだけに自由に自分を表現することができます。とはいえビジネスの場では暗黙の了解となっている部分もあり、あまり自由にやりすぎると相手に不快感を与えてしまいます。この連載では、少々細かいことまで取り上げていきます。

●本文は35～40文字程度で改行する

メールの書き方にはルールはないとはいえ、これはやっちゃダメだと言われる点は幾つもあります。まずは本文の文字数についてお話ししましょう。

電子メールソフトの多くは、本文を40文字（全角）前後で自動改行します。ですから40文字以上になると、メールを書いたあなた自身の意図せぬ所で改行される危険が出てきます。

「そんなにダラダラ文字を並べたりしないよ～」と思っている人に、ちょっと確認。空白は意識していますか？　アナログのビジネス文書に慣れた人が起こしやすいミスですが、空白を文字数として換算せず、メール本文の中央辺りに案件を書き、右端に会社名や連番を入れてはダメです。空白も一文字と見なされますので、このようなメールを送ってしまうと、受信側ではレイアウトが崩れる可能性が大です。そうなると非常に見にくいメールになってしまいます。

本文の行頭は、必ず左に揃えてください。無駄な余白は入れない方が無難ですが、もし入れたとしたら必ず空白も一文字と考えて適切な文字数で改行するようにしましょう。

Outlook Expressでは、送信するメールの本文の文字列を指定数で自動的に改行する機能が付属しています。「ツール」メニュー→「オプション」を選択し「送信」タブを開きます。「メールの送信形式」の「テキスト形式の設定」ボタンをクリックして下さい。「送信時に自動的に文字列を折り返す」の項目で文字数の指定ができます。初期設定では「76」とありますが、これは半角です。全角38文字で改行してメールを送信します。

ただし間違ってはいけないのが、送信時にOutlook Expressが38文字で改行をしてくれるだけで、あなたがメールの本文を入力しているときは何文字でも画面表示が可能な限り文字を並べることができます。あなたの画面では読みやすいと思っても、39文字以上の文字列は自動改行されますので、必ず38字以内で改行してください。

では次に、署名について説明します。