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| 常にメモを！ |
報告の仕方、指示の受け方のおさらい
オフィスでの「意味のやりとり」と言えば、「指示」と「報告」。基本をおさらいしましょう。
●指示の受け方
・返事をする
呼ばれたら、忙しくても明るく返事をする。
これは「意味のやりとり」以前に、話を聞く意志がありますよ、という意思表示。
誰でも、積極的に自分の話をきいてくれそうな人に話しかけたくなりますよね。
相手がクライアントであっても、上司であっても、部下であっても同じことです。
・メモをとる
指示を受けるときは必ずメモを片手に。
５Ｗ2Ｈ（When、Where、Who、What、Why、How、How Much）を基本に、などと言われますが、要は忘れやすいことや、間違えてはいけない数字・場所・人などポイントを絞ってメモをとりましょう。
・質問をする
わからないことはうやむやにせず、その場で質問。積極的な質問は、ミスコミュニケーションを防ぐだけでなく、前向きな印象を与えます。
但し、話をきちんときいていなくて、何度も同じ事をきくのは勿論ＮＧ。
・復唱
指示は復唱をしましょう。聞き間違えがないか、伝え漏れがないか、指示を出す側・受ける側双方の確認になります。
・指示通りできそうにない場合
自分ひとりではできそうにない、他の仕事があって手が回らないなどの事情があるときは、
相談しましょう。「できません」ではなく、「○○の期限が迫っているのですが、どちらを優先すればよいですか？」など、どうすればできるのかを前提に話をしましょう。
・報告の仕方
報告も仕事のうちです。
仕事がおわったときだけでなく、新しい情報がはいったとき、中間報告・・・まめに報告をしましょう。「あれどうなった？」と言われる前に先手をうつことが大切。
報告の仕方 鉄則
・まず結論。原因、経緯は結論の後で。
・事実と意見をはっきり区別する。まず事実を述べ、意見がある場合は事実を述べた後に、「個人的な意見としましては・・・」「私が思うに・・・」など、個人の意見・推測であることがわかるように伝える。
さて、先ほどの社内コミュニケーションチェック。次ページで原因と対策を考えてみましょう。
