総務人事・社内コミュニケーションガイド豊田 健一

コミュニケーション活性化、生産性向上、そしてイノベーションの実現。働く場であるオフィスに求められることは、年々高度になっています。クリエイティブオフィスという考えのもと、さまざまなオフィスレイアウトが考案されています。数年前からは、オフィス内のカラーリングも注目され、会議室の用途に応じて色を変化させています。そしていまは、オフィス内の「音」にも注目され始めています。その最新の動きを紹介しましょう。

今も昔も企業では、情報共有が必要とされています。同じ企業に属しているのであれば、「情報を共有しておくことは当然である」と言われます。しかし、この情報という言葉、かなりざっくりとしていませんか？　情報には深さがあります。事実やデータ、仕事に纏わるナレッジ、そして暗黙知の世界のスキルやノウハウ。今回は情報を三段階に分け、その共有の仕方を考えてみましょう。

社内コミュニケーション活性化のために社内SNSを導入する企業が多いようです。ただ、ある調査によると、その9割が活用されずにいるとのデータもあります。一方、社内SNSが活用され、社内コミュニケーション活性化に大きく寄与している企業もあります。この違いは一体何が原因なのでしょうか。社内SNSの活用には何が必要なのでしょうか。社内SNSが社内コミュニケーション活性化の切り札となるのか。その可能性を探ります。

社内報、社内イベント、オフィスレイアウト。組織を活性化する施策はいろいろとあります。しかし、それぞれの施策をやみくもに実施しても効果は限定的です。それぞれの施策の効果を把握して、連動させていかなければなりません。組織を活性化させる施策の連動性とはなにか。お互いを知るきっかけの提供、偶発的な出会いの仕掛け、意図された出会いの仕掛け、そして、変える。この4つのフェーズをご説明しましょう。

春はお花見、夏は暑気払い。秋は月見に、冬は忘年会に新年会。ことあるごとに飲み会が開かれます。人事異動の前後には、送別会や歓迎会、新入社員歓迎会もあるでしょう。あるいは、組織活性化のために、という名目で開かれることもあります。確かに、飲み会は組織活性化には役に立つと多くの人が思っているようです。本当に飲み会を開いていれば組織活性化に繋がるのでしょうか？

社内コミュニケーションの活性化を実現するために、オフィス内にリフレッシュスペースを作ったり、双方向コミュニケーションのためにイントラ内にWeb社内報を立ち上げたり、社内コミュニケーションを司る総務部や広報部が工夫しています。しかし、どれも社員が積極的に活用しない、そのような悩みを良く聞きます。どうしたら社員が活用してくれるのか。運用のポイントを紹介します。

中小企業は大企業とは異なり、会社全体のことを把握でき、個々の社員とも知り合えるチャンスがあります。そこには濃密な人間関係を全社を通じて構築可能です。イノベーションは専門が異なる他部門のメンバーとの交流を通じて成されることが多いようです。その利点をさらに生かす社内活性化施策を考えてみましょう。中小企業だからこそ実現可能な「協力できる」関係作りです。

管理部門の仕事の大半は社内への浸透、周知徹底ではないでしょうか。しかし悲しいかな、なかなか伝わらない、理解されない、浸透しないと言うのが現状ではないでしょうか。誰に何を伝えて、その結果どうして欲しいのか。明確にしつつも、どうしても管理部門目線で表現してしまったり、管理部門目線のツールで伝えようとしたり。再度、効果的な社内コミユニケーションを考えてみましょう。

社員旅行や社内運動会を実施する企業があります。社員旅行や運動会、いわゆる社内イベントの効果とはどのようなものがあるのでしょうか？　また効果を上げる仕掛けや工夫とはどのようなものがあるのでしょうか？　ダイバーシティの進展に伴い、さまざまな価値観のメンバーが社内に存在しています。社内活性化が多くの企業で課題となるなか、今回は社内イベントについて考察してみます。

かのドラッカーが記したコミュニケーションの4原則。「コミュニケーションとは要求である、期待である、知覚である。そしてコミュニケーションとは情報ではない」。今回はこの中から、「コミュニケーションは知覚である」を解説します。端的に言えば、コミュニケーションでは、相手との相違を意識することが大事である、と言うことです。相手と自分は全く異なる、この意識が大切なのです。