片付けるコツ その2-デスク

引き出しの整理でペースをつかんだら、いよいよ次はデスクに取りかかりましょう。
デスクも引き出しと同様に、完成形から逆算して段取りを組んでみてください。
その1例は以下のとおりです。

5日目 デスクから余分なモノが消えてすっきり片づいている。
4日目 残りの不要な書類や小物を処分する。 
3日目 重要な書類はファイリングして棚や引き出しにしまう。
2日目 引き出しにしまうべき事務用品などを段ボールから見つけ出して整理する。
1日目 デスクの上にあるモノを全て段ボールに入れる。

ハードタイプのクリアフォルダー&フォルダー用のブックエンド。そして付箋式の見出しがあれば、書類を手にしたその場でスイスイとファイル整理ができます。進行中や検討中の資料などがきっちり整理されていれば、頭のなかまでクリアーに!
3日・4日目で書類の要・不要を判断するときには、ためらいがあって時間がかかりやすいものです。
そこで次のような基準を目安に、保管と処分の判断をしましょう。

・現在進行中のファイルは見出しをつけて、目につきやすい棚にひとまとめにする。
・終わった仕事は、最終書類(成果品)だけを1部保管して、残りは処分。
・保留になっている仕事は、案件別に大きな見出しを付けてクリアフォルダーに入れる。

→保留専用のファイルボックスに、半年後の日付けを書いた見出しをつけて、その時まで保管する。
→半年後に見直して不要になっていたら、そのときに処分する。

以上の片付けリストが順調に進めば12月第3週までには、デスクも引き出しも整理整頓できているはず。
そうすればそれ以降の仕事スタイルは、終業前にその日に使った書類と道具をしまうだけです。
さらにその日の仕事を振り返り、明日につなげる構想を練りながらの帰り支度は充実感を味わえることでしょう。

それでは最後に、忘れてはならない「片付けの鉄則」をまとめておきます。