スムーズな会議のために準備をしよう
基本的な準備
最初に、これから参加する会議について以下の3点を確認します。- 目的（何をするための会議なのか、どうなれば成功なのか）
- 所要時間（どのくらいの時間でゴールに到達する必要があるのか）
- 参加者（誰が参加していて、その中で自分に求められる役割は何か）
準備1. 会話の「取っ掛かり」をつくる
どんなに良い意見やアイデアを持っていても、肩に力が入っていては実力を発揮することができません。本番開始前に、他の参加者と会話をして緊張をほぐしましょう。相手の近況などについて簡単なリサーチをしておくと、短時間でも打ち解けやすくなります。すぐに本題に入ることが多いオンラインの場合でも、挨拶に添える一言を準備しておけば温かみがでます。会話例）
「社内報で見ました。デザイン賞受賞、おめでとうございます！」
「（画面越しに）おはようございます。今日の沖縄は、日差しが強くて夏みたいなんですよ。」
準備2. 意見に「つながり」をつくる
会議が始まったら、参加者と協力して時間内にゴールを目指します。商品開発か定例ミーティングか、参加者か進行役かなど、内容やポジションによって求められる役割は異なりますが、発言に耳を傾けてもらうための伝え方を意識しておくことは、さまざまな場面で役立ちます。開催の目的や前後の流れを確認して本番に臨みましょう。会話例）
「鈴木課長もおっしゃったように、販売データを見ると……」
「前回、皆さんからいただいたご指摘をもとに整理し直してみたのですが……」
準備3. 意識して「まとまり」をつくる
緊張を和らげたり意見交換をしたりする大切さはわかるものの、そもそも積極的に発言することにストレスを感じるという場合は、あなたが得意な方法で会議に貢献するのはいかがでしょう。たとえば、議事録担当など内容をまとめたり整理したりする役を買って出るのです。「〇〇さんのまとめはわかりやすい」「チャットの質問が的確で内容の理解に役立つ」と評判になれば、別の形で頼りにしてもらえる可能性があります。
自分にできる工夫から始めてみては
まとめ
今回は、会議のコミュニケーションをスムーズにするために、今日からできる簡単な準備をご紹介しました。- 最初に「目的」「所要時間」「参加者」を確認しよう
- 次に「取っ掛かり」「つながり」「まとまり」を意識してみよう
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