情報を集めて何がしたいのか？
情報は待っていては集まりません。積極的に動かないと集まりません。自らが動き、情報を取りに行くことです。ただやみくもに動いても無駄です。そもそもその情報を集めて何がしたいのか、目的を明確にすることです。
情報は動いて集める
情報収集の目的はいくつかあります。単純に蓄積するため。たとえば、社内の歴史を残すためにあらゆる事実を集めるというものがあります。後日、社史編纂のために行う情報収集です。この場合は、データや出来事、人事情報や社内報などをくまなく集めます。どのように使うかと言うことは想定せず、とにかく数多く集めることになります。
次に分析するために集める場合があります。これは関連する情報が必要となりますので、その情報を持っている人や部署の特定がいります。日ごろから社内の情報の存在場所を押さえておかないと必要とする情報が集まりません。存在場所はつまり人情報です。この情報ならこの人、という情報と社員の相関関係を知っておくことです。
次に情報を集めてそれをベースに加工して、その情報を発信する場合があります。たとえば、総務部内の人を想定してみましょう。社内コミュニケーションメディアでの発信がそれに当たります。この場合大切なのは、ターゲットの選定と読後感、つまり情報を提供する相手にどのようになってもらいたいのかを定めることです。知って欲しいのか、理解して欲しいのか、共感して欲しいのか、結果行動して欲しいのか。そのような設計をしっかりとして情報発信を行います。そしてそのような設計に合致する情報を集めることが大切です。
情報はどのように集めるのか？
上記のような目的を持ちつつ情報を集めることになりますが、自らが一から調べ、情報を集めるか、特定の分野に精通している専門家より情報を集めるか。あるいは組織体制を構築して情報が集まる仕組みにするのか。自分の役割や部内によって最適なものを選びましょう。また、会社によっては情報の集まる場所を決めたり、個人に役を正式に振り、そして、日々の活動を見える化しているところもあります。このようなケースでは具体的な活動を報告書などで公表しています。常に目をかけていないと、この手の組織はいずれ機能停止に陥るので注意が必要です。
組織にはしないものの、情報通の社員、情報のハブとなっている社員を押さえておき、定期的に情報交換をするなどして情報を集める手もあります。まとまった情報というよりか、兆しを知る、気づきを得るといった、その後に活用できる情報の断片を掴むといったことが多いでしょう。
