GmailをTODOリストとして使う方法＋α

Gmailに覚え書きをメールしてTODO化するには？

「気づき」というのは、思いがけないタイミングでひらめいたりするものです。そんなとき、紙にペンで書く代わりに音声やちょっとした文言をスマホに記録し、自分のGmail宛てにメールで送ると便利です。その後、そのメールの内容をあらためてPCでTODOリストに登録すると簡単に管理できますよ。

まずは、「フィルタ機能」で”仕分け”し、簡単に携帯からのメールをすぐ見られるように準備します。

1.携帯から受信したメールを開き、「その他」＝＞「メールの自動振り分け設定」をクリックします。
2.表示された画面の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。
3.「ラベルをつける」にチェックをいれ、「ラベルを選択」をクリック。「新しいラベル」を選択して、任意のラベル名を作成します。
4.元の画面にもどりますので、右端にある「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れ、「フィルタ作成」をクリックします。


こうすれば、スマホや携帯のメールだけが分類されるので見やすくなります。さらに、この覚え書きとしてGmailの電子メールアドレスに送った内容をTODOリストに登録してみましょう。

1.先ほど作った「ラベル」をGmailの画面の右から選び、TODOに登録したいメールを開きます。
2.メール画面のメニューで「その他」を選び、「TODOリストに追加」を選択します。これで、終了です。
覚え書き程度のGmail宛てのメールが、簡単に「やるべきこと」リストとしてリストアップされました。

TODOをリマインダー通知するには？

TODOリストを作ったら、やはり、期限が来たら通知してくれると嬉しいですよね。実は、TODO機能とGoogleカレンダー機能とGmailは連携して使えるようになっているのです。
TODOリストの期限を設定すると、Googleのカレンダーに自動的に登録され、その期限が近づくとGoogleカレンダーの機能でGmailに事前通知がメールで来るという流れです。

1.TODOリスト項目の横の「＞」をクリックします。
2.表示されたTODOの期限をクリックすると、小さいカレンダーが表示されます。
3.TODOの期限を入力すると、Googleカレンダーに予定が表示されます。

以上で、何もしなくてもGmailのメールアドレスへ、10分前に予定がメールで通知されます。

なお、何分前に通知されるなどの通知についての詳細な設定は、Googleカレンダーの画面を表示して「歯車アイコン」をクリックし、「設定メニュー」＝＞「カレンダーメニュー」＝＞「通知」を選択すると変更ができます。

次のページでは、Googleが試験的に実施しているちょっと便利なサービスを紹介します。