内容証明の書き方のルールをおさえよう!

前回は立退き交渉の第1ステップ、内容証明と配達証明について解説いたしました。内容証明郵便を配達証明つきで郵送することで、入居者さんに正式に賃貸借契約の解除通知が行えるのでしたね。

次に知っておかねばならないのは、内容証明郵便の具体的な書き方のルールです。これを知っているのと知らないのとでは大違い。実は内容証明郵便は、一定のルールに従って作成しないと効力が発生しないのはもちろん、郵便局で受付すらしてもらえないのです。

そこで今回は内容証明郵便の作成方法について解説させていただきます。

書き方のルール


内容証明の書き方は、下記の通り、郵便法で定められています。

1.文字数の制限

・1枚の用紙に書ける文字数 520字以内
・1行あたりの文字数 20字以内
・1枚あたりの行数 26行以内
(ただし、横書きの場合は、26字×20行、13字×40行も可能。)

なお、句読点も一文字にカウントされますので、注意が必要です。

2.同様の文章を3通作成

同じ内容の文章を3通作成します。これは、差出人(貸主)・受取人(入居者)・郵便局のそれぞれが1通ずつ保管するためです。

3.所定の方法で訂正

間違えた場合は二重線を引き、隣に正しい文字を記入します。あわせて欄外に「○字削除、○字加入」と記入し印鑑を押します。

4.ページが複数に渡る場合の割印

内容証明郵便は1枚に納めなければならないわけではありません。内容によっては複数ページなることもあるでしょう。その場合、ホッチキスやのりでページをとじ、そのつなぎ目に割印をしなければなりません。

5.差出人・受取人の明記

内容証明郵便では差出人の住所氏名、受取人の住所氏名を書くことが必要とされています。

その他、用紙や封筒については自由とされています。

どの郵便局でも取り扱っているの?


ただし、内容証明郵便はどの郵便局でも発送することができるわけではなく、地域の特定の郵便局でのみ発送可能となります。具体的には、本局と呼ばれているような大きい郵便局での取り扱いとなります。

通知文3通が完成したら、本局へ封筒、印鑑を持っていき、内容証明郵便の依頼をします。このとき、前回解説したように、必ず「配達証明つき」にすることを忘れないようにしましょう。

提出後、郵便局が手紙の内容をチェックし、郵便約款どおりに作成されているかどうか、3通が同文であるかどうかをみていきます。時間にして20~30分といったところです。

このとき、印鑑を持参していると、何か間違いがあったときにその場で修正ができるので安心です。

チェックが終わると、郵便局の証明印が押印され、そのうち1通が封筒に入れて発送されます。残りの1通は郵便局が保管、もう1通は差出人が保管となります。


以上が内容証明郵便の書き方、発送の流れになります。内容証明郵便が受取人に到着すると、あなたのお手元に、「○月○日、確かに配達しました。」というハガキが到着します。この日を持って正式に賃貸借契約解除通知日となります。

今回は内容証明郵便の書き方について解説いたしました。必要になったときに慌てることのないよう、自分の物件で立退きが必要になったと仮定して賃貸借契約解除通知文を作成してみましょう。一度文章を書き、雛形を作成しておけば、万が一の場合にも万全の対策がとれていることになるのです。
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